Cronograma para recibir tu W-2: Lo que necesitas saber

Cuándo esperar su formulario W-2 es una de las preguntas más comunes durante la temporada de impuestos. Si dejó un trabajo en algún momento durante el año fiscal, su antiguo empleador está legalmente obligado a proporcionarle este documento esencial, independientemente de las circunstancias de su salida. Entender los plazos y saber qué hacer si su W-2 no llega a tiempo puede ayudarle a presentar sus impuestos sin problemas y evitar penalizaciones.

Entendiendo el formulario W-2 y su propósito

Antes de profundizar en los plazos, es importante entender qué está esperando. El formulario W-2, oficialmente llamado Declaración de Salarios e Impuestos, es el principal documento que utilizan los empleadores para reportar datos de salarios y compensaciones tanto a los empleados como al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Su W-2 sirve como el registro oficial de sus ganancias anuales y retenciones de impuestos.

El formulario contiene varias informaciones críticas que afectan directamente su declaración de impuestos:

Información de compensación – Su W-2 reporta el total de salarios, propinas y otras compensaciones recibidas durante el año fiscal.

Retenciones de impuestos – El documento detalla las cantidades de impuesto federal sobre la renta que su empleador dedujo de sus cheques de pago según sus elecciones en el W-4. También muestra las contribuciones retenidas a la Seguridad Social y Medicare, que se acreditan para sus beneficios futuros.

Información de impuestos estatales y locales – Si corresponde, su W-2 incluye los impuestos sobre la renta estatales y locales retenidos de sus ganancias.

Beneficios adicionales – El formulario puede documentar contribuciones a planes de jubilación, primas de seguro de salud preimpuestas y otros beneficios para empleados.

El IRS coteja la información que los empleadores reportan en los formularios W-2 con lo que usted declara en su declaración individual. Cualquier discrepancia genera consultas del IRS, por lo que la precisión es fundamental.

Cuándo esperar su W-2: La fecha límite oficial

El IRS mantiene requisitos estrictos de envío para asegurar que los empleados tengan tiempo suficiente para preparar sus declaraciones. Los empleadores deben sellar o entregar electrónicamente todos los formularios W-2 antes del 31 de enero del año siguiente. Cuando el 31 de enero cae en fin de semana o feriado, la fecha límite se traslada automáticamente al siguiente día hábil.

Para el año fiscal 2023, todos los empleadores debían enviar los W-2 antes del 31 de enero de 2024. Para los ingresos del 2024, la fecha límite fue el 31 de enero de 2025. Esta fecha límite del 31 de enero está intencionadamente establecida mucho antes del plazo de presentación de impuestos del 15 de abril, dando a los empleados aproximadamente dos meses y medio para recopilar documentos y presentar.

Cabe señalar que estar sellado con fecha del 31 de enero no significa que haya sido entregado ese día. Los W-2 enviados por correo tradicional pueden llegar varios días después de la fecha de sellado. La entrega electrónica, en cambio, generalmente llega a los destinatarios en cuestión de días.

Qué hacer si su W-2 no llega

Si ha llegado a mediados de febrero y aún no ha recibido su W-2, tome medidas. Aquí un enfoque sistemático:

Paso 1: Contacte al departamento de nómina de su antiguo empleador

Comience contactando directamente al departamento de recursos humanos o nómina de la empresa—son responsables de emitir los W-2. Solicite el formulario de manera cortés y confirme su dirección de envío y correo electrónico actuales. Si se ha mudado desde que dejó el trabajo, su W-2 puede haberse enviado a su dirección anterior. Pregunte al contacto de nómina una fecha estimada de llegada y solicite un reemplazo si es necesario.

Paso 2: Acceda a su W-2 en línea

Muchos empleadores modernos ofrecen portales seguros en línea donde los empleados pueden descargar sus W-2 electrónicamente. Si su antiguo empleador ofrece este servicio, ingrese con sus credenciales y recupere el formulario de inmediato. Esto a menudo evita retrasos postales por completo.

Paso 3: Solicite ayuda al IRS

Si el contacto directo falla, el IRS puede intervenir. Llame al 1-800-829-1040 y explique que su antiguo empleador no le ha proporcionado su W-2 a pesar de sus solicitudes. Tenga lista la siguiente información:

• Su nombre completo, dirección, número de Seguro Social y teléfono
• Nombre, dirección y teléfono de su antiguo empleador
• Fechas de empleo
• Una estimación de sus ingresos anuales y retenciones de impuestos federales (referencie su último talón de pago de ese empleador)

El IRS contactará a su antiguo empleador en su nombre y solicitará el formulario faltante.

Paso 4: Use una Transcripción de Salarios e Ingresos

Si se acerca la fecha límite del 15 de abril y aún no tiene su W-2, puede crear una cuenta en línea con el IRS y solicitar una Transcripción de Salarios e Ingresos. Esta transcripción muestra toda la información de ingresos y retenciones que el empleador reportó al IRS a su nombre. Los tiempos de procesamiento pueden extenderse hasta junio o julio, pero el documento proporciona la misma información que su W-2.

Presentar su declaración sin un W-2

Si el tiempo se acaba, tiene dos opciones:

Solicitar una prórroga de presentación

Presente el Formulario 4868 para solicitar una prórroga de seis meses. Esto retrasa su fecha límite de presentación hasta aproximadamente mediados de octubre, pero no retrasa la fecha de pago de impuestos. Aún debe pagar los impuestos antes del 15 de abril si espera un reembolso menor a lo que debe pagar. Calcule su obligación tributaria estimada usando sus talones de pago y envíe ese pago antes de la fecha original.

Presentar usando el Formulario 4852

El Formulario 4852, Sustituto del Formulario W-2, le permite presentar su declaración con cifras estimadas de ingresos y retenciones. Sea preciso con sus estimaciones usando sus talones de pago como guía. Si posteriormente su W-2 muestra cifras significativamente diferentes, deberá enmendar su declaración. Consultar a un profesional en impuestos puede ayudar a garantizar precisión en este escenario.

Las consecuencias financieras: Qué pasa cuando los empleadores no cumplen con la fecha límite

Los empleadores enfrentan penalizaciones crecientes por no enviar los W-2 a tiempo o en absoluto. El IRS aplica penalizaciones por formulario—lo que significa una penalización por la copia enviada al IRS y otra por cada copia para el empleado. No hay límite en el total de penalizaciones.

Estructura actual de penalizaciones (2024 Formularios):

• Formularios enviados hasta 30 días tarde: $60 por formulario
• Formularios enviados entre 31 días y 1 de agosto: $120 por formulario
• Formularios enviados después del 1 de agosto o no enviados: $310 por formulario
• Disregard intencional de los requisitos de envío: $630 por formulario

Para ilustrar el impacto, considere una empresa con 10 empleados que no envía los W-2 hasta septiembre. Cada formulario tardío cuesta $310, y dado que cada empleado recibe una copia y el IRS recibe otra, eso son $620 por empleado. Multiplicado por 10 empleados, la penalización total alcanza los $6,200 antes de intereses. El IRS añade intereses sobre las penalizaciones, haciendo que la carga financiera sea considerable.

Esta estructura de penalizaciones incentiva a los empleadores a cumplir con la fecha límite del 31 de enero y asegura que los empleados reciban finalmente los documentos necesarios para presentar sus impuestos de manera precisa y puntual.