¿Cuándo deben las empresas enviar los formularios W-2? Fechas límite del IRS, requisitos y qué sucede si no lo cumplen

La temporada de impuestos genera estrés para todos, pero si eres empleador, la presión incluye cumplir con plazos estrictos establecidos por el IRS. Una obligación crítica: enviar los formularios W-2 a los empleados antes de una fecha específica. Si eres un empleado que espera ese formulario o un propietario de negocio que se pregunta sobre sus responsabilidades de presentación, esto es lo que necesitas saber.

La Fecha Límite Implacable: Lo que Realmente Dice la Ley

El IRS es muy claro en esto: todos los empleadores deben enviar los formularios W-2 a los empleados antes del 31 de enero del año siguiente. Para los ingresos del año fiscal 2023, eso significaba que el 31 de enero de 2024 era la fecha límite. Si esa fecha cae en fin de semana o feriado, el plazo se traslada automáticamente al siguiente día hábil.

Esto aplica a todos los empleadores en Estados Unidos—sin excepciones. Ya sea que envíes los formularios por correo o electrónicamente, deben estar sellados o entregados antes de esa fecha. ¿Por qué el 31 de enero? Porque da a los empleados exactamente 2.5 meses para recopilar sus documentos y presentar sus declaraciones antes de la fecha límite del 15 de abril.

Las empresas que pasan esta fecha no solo están siendo desorganizadas—están violando la ley federal.

Entendiendo el W-2: Qué Información Contiene

Antes de profundizar en fechas límite y sanciones, aclaremos qué es realmente un W-2. El formulario W-2, oficialmente llamado Declaración de Salarios e Impuestos, es el documento que los empleadores usan para informar al IRS (y a sus trabajadores) cuánto ganó alguien y qué impuestos fueron retenidos.

Tu W-2 desglosa:

• Tus ingresos totales del año—salarios, sueldos, propinas, bonificaciones y cualquier otra compensación
• Impuesto federal sobre la renta retenido de tus cheques según tu elección en el W-4
• Contribuciones a la Seguridad Social y Medicare que tú y tu empleador pagaron, y que cuentan para tus beneficios futuros
• Impuestos estatales y locales retenidos, si aplica
• Otras deducciones y contribuciones antes de impuestos como primas de seguro de salud o depósitos en planes de retiro

El IRS recibe una copia. Tú recibes una copia. Y la información debe coincidir con lo que reportas en tu declaración de impuestos—si no, el IRS se pondrá en contacto contigo.

Por qué los Empleadores Pierden la Fecha Límite (Y Cómo Corregirlo)

La vida pasa. Los sistemas de nómina fallan. Los departamentos de recursos humanos se sobrecargan en temporadas ocupadas. Pero aquí está lo importante: ninguna de estas excusas es aceptable ante el IRS. La fecha límite no es negociable.

Si eres empleado y no has recibido tu W-2 para finales de febrero, no entres en pánico de inmediato—el correo es más lento que el email. Pero si ya estamos en primavera y aún no lo tienes, toma medidas.

Primer paso: Contacta directamente con el departamento de recursos humanos o nómina de tu antiguo empleador. Pídeles que te lo reenvíen a tu dirección actual (tu W-2 pudo haber sido enviado a una dirección antigua si te mudaste). Solicita una estimación de cuándo lo recibirás.

Segundo paso: Verifica si tu empleador ofrece acceso en línea. Muchas empresas ahora alojan los W-2 en portales seguros para empleados donde puedes descargarlos al instante. Inicia sesión y obtén tu copia si está disponible.

Tercer paso: Si la empresa no responde a tus intentos, llama al IRS al 1-800-829-1040. Ten listo tu número de Seguro Social, el nombre y datos de contacto del empleador, tus fechas de empleo y una estimación de tus ingresos desde tu último recibo de pago. El IRS rastreará a tu empleador y exigirá el formulario.

Último recurso: Si se te acaba el tiempo antes del 15 de abril, tienes dos opciones. Presentar una extensión de seis meses usando el Formulario 4868, o presentar tu declaración ahora usando el Formulario 4852 (Sustituto del Formulario W-2) con tu mejor estimación de ingresos e impuestos. Solo ten en cuenta que si tu estimación difiere mucho del W-2 que llegue después, tendrás que enmendar tu declaración.

El Impacto Financiero: Cuánto Costan las Sanciones a los Empleadores

Aquí es donde las empresas empiezan a pagar dinero real. El IRS no solo envía un recordatorio amistoso cuando los empleadores no envían los W-2 a tiempo—imponen sanciones crecientes por cada formulario no presentado o presentado tarde. No hay límite en el total de sanciones.

Para los formularios del año fiscal 2024, aquí está la estructura de sanciones:

• Hasta 30 días de retraso: $60 por formulario
• De 31 días hasta el 1 de agosto: $120 por formulario
• Después del 1 de agosto o no presentado en absoluto: $310 por formulario
• Disregard intencional de los requisitos de presentación: $630 por formulario

Hagamos números. Supón que una empresa mediana con 10 empleados se olvidó completamente de enviar los W-2 y no los envió hasta septiembre. Esto es lo que deben:

Cada W-2 recibe dos sanciones—una por la copia para el IRS, otra para la copia del empleado. Eso son 20 formularios en total a $310 cada uno = $6,200 solo en sanciones. Añade intereses (que el IRS automáticamente añade), y la empresa podría deber más de $7,000.

¿Una empresa con 50 empleados cometiendo el mismo error? Ahora estamos hablando de más de $31,000 en multas totales.

La sanción se vuelve aún más severa si el IRS puede demostrar que el empleador ignoró deliberadamente sus obligaciones de presentación—ese es el multa de $630 por formulario, que convierte una factura de $6,200 en una de $12,600 al instante.

Por qué Esto Importa Más Allá del Dinero

Sí, las sanciones financieras duelen. Pero hay más en juego. Cuando los empleadores no envían los W-2:

• Los empleados no pueden presentar sus impuestos a tiempo, lo que potencialmente genera sanciones propias del IRS
• El IRS tiene documentación de que se ganó ingreso pero no hay registro oficial de que se reportó—una señal de alerta para auditorías
• Las empresas desarrollan una reputación de desorganización, lo que afecta contrataciones y retención
• Las violaciones repetidas pueden escalar a auditorías del IRS y mayor escrutinio

La Conclusión para Todos

Para los empleadores: ¿Cuándo deben enviar los W-2? Antes del 31 de enero, sin excepciones. Márquelo en su calendario ahora. Perder esta fecha cuesta miles en sanciones más intereses, daña las relaciones con los empleados y atrae la atención del IRS. Establece plazos internos para mediados de enero para darte un margen de maniobra.

Para los empleados: Si no lo has recibido para mediados de febrero, empieza a llamar. No esperes hasta el 1 de abril. Cuanto antes lo localices, más tiempo tendrás para presentar con precisión.

La fecha límite del W-2 no es una fecha arbitraria—es un requisito legal con consecuencias reales para ambos lados. Los empleadores que la respetan evitan dolores de cabeza. Los empleados que hacen seguimiento a los formularios faltantes evitan desastres en su declaración de impuestos. Todos ganan.