了解W-2表格的時間表：何時發放W-2，以及如果您的雇主延遲會發生什麼

報稅季節為雇主與員工帶來許多義務，其中最重要的文件之一就是你的 W-2 表格。如果你在納稅年度內換工作，前雇主仍有責任提供這份重要的工資報表。但 W-2 何時寄出？雇主若未在期限內寄出會面臨哪些後果？

法定截止日期：W-2 何時寄出？

聯邦法律規定，雇主必須在1月31日前將 W-2 表格寄送給所有現任與前任員工。如果1月31日是週末或假日，截止日會自動延後至下一個工作日。以2023年為例，所有 W-2 必須在2024年1月31日前郵寄或電子傳送。

這個時間表讓員工有大約2.5個月的時間收集資料並準備報稅，直到4月15日的申報截止日。當雇主遵守此時間表，員工就有充足的準備時間來履行年度稅務義務。

W-2 表格內容解析：包含哪些資訊

W-2 (正式名稱：Form W-2, Wage and Tax Statement)，是雇主提交給員工與國稅局（IRS）的官方記錄，詳細列出薪資與稅款扣繳情況。

主要內容包括：

• 總薪資： 一整年度的工資、小費及其他收入
• 聯邦所得稅扣繳： 根據你的 W-4 選擇，雇主從薪資中扣繳的聯邦所得稅總額
• 社會安全與醫療保險貢獻： 支付未來社會安全與醫療保險福利的薪資稅款
• 州與地方稅扣繳： 適用時，扣繳的州與地方所得稅
• 其他福利與扣除： 退休計畫供款、透過稅前扣除支付的健康保險費用，以及其他合格的福利

此表格的正確性直接影響你的報稅申報。若你的申報收入與 W-2 資料不符，將引發 IRS 的信件通知，甚至可能造成稅務上的困擾。

如果尚未收到 W-2 該怎麼辦

對於2024年的報稅者，1月31日的截止日已過。如果你的 W-2 尚未收到，請依序採取以下步驟：

步驟一：聯繫前雇主的薪資部門

直接聯絡人力資源或薪資部門——他們負責發放 W-2。確認你的郵寄地址或電子郵件地址，因為寄送到舊地址的表格會無法送達。詢問預計寄送日期。

步驟二：查詢電子存取

許多雇主現在提供透過安全線上平台下載 W-2。如果有此服務，登入帳號即可立即下載。

步驟三：向 IRS 申訴

若已聯繫雇主仍未收到，請撥打 IRS 免付費專線 1-800-829-1040。準備提供：

• 你的姓名、地址、社會安全號碼及聯絡資訊
• 前雇主的名稱、地址與電話
• 你的就業日期與最後薪資單上的預估收入

IRS 會聯絡你的前雇主，要求提供缺漏的表格。

步驟四：在必要時，未收到 W-2 也能申報

若在4月15日截止日前仍未收到 W-2：

選項A—申請延期： 提交表格4868，獲得額外六個月的時間來完成報稅。但此延期不延後繳稅義務。你應根據薪資單估算應繳稅額，並在4月15日前繳清。之後，你可以在IRS線上帳戶申請「工資與收入記錄（Wage and Income Transcript）」，通常約6-8週後收到。

選項B—使用表格4852： 這是一份估算收入與扣繳的替代表格。請注意，若你的估算與實際 W-2 有較大差異，日後仍需修正申報。

若自行完成此流程不確定，建議諮詢稅務專業人士，以確保合規與正確。

雇主未按時或未提交 W-2 的罰款

IRS 對未按時提供 W-2 或未申報的雇主實施嚴格罰款。每份未寄出的表格都會產生罰款，分為寄給 IRS 與寄給員工的副本。

2024年罰款結構：

• 逾期30天內： (每份)
• 逾期31天至8月1日： $60 每份$120
• 8月1日後或未提交： $310 每份$630
• 故意忽視： $310 每份(

這些罰款會累計計算。假設一家有10名員工的公司在9月才寄出 W-2，則罰款為 )每份 × 2 IRS + 員工副本 × 10人 = 總計約$6,200（不含利息，利息會進一步增加罰款金額）。

這個罰款結構強烈激勵雇主遵守1月31日的義務，且沒有罰款上限，違規可能造成高額成本。

為何準時收到 W-2 對你的報稅很重要

在1月31日前收到 W-2，可以避免因估算收入而產生的報稅不確定性與麻煩。及時收到 W-2，讓你能準確完成聯邦與州的報稅，並在4月15日截止日前完成申報，無需延長或使用替代表格。

對於中途換工作或有多份工作的員工，提前掌握多份 W-2 的到達情況，有助於確保報稅的完整性與準確性。積極聯絡雇主並了解你的選擇，能確保缺少 W-2 不會阻礙你按時完成報稅。