企業何時必須提交W-2表？國稅局截止日期、要求以及未按時提交的後果

Question

報稅季節帶來壓力——但如果你是雇主，這份壓力還包括必須遵守國稅局（IRS）設定的嚴格截止日期。一項關鍵義務是：在特定日期前將W-2表格寄送給員工。如果你是等待該表格的員工，或是想了解自己申報責任的企業主，以下是你需要知道的。

嚴格截止日：法律實際規定

國稅局對此非常明確：所有雇主必須在翌年的1月31日前將W-2表格寄送給員工。以2023年度的收入來說，截止日是2024年1月31日。如果該日碰上週末或假日，截止日會自動延後到下一個工作日。

這適用於美國的每一位雇主——沒有例外。無論你是郵寄還是電子傳送，必須在該日期前蓋郵戳或完成傳送。為什麼是1月31日？這讓員工有正好2.5個月的時間整理資料並在4月15日的報稅截止日前完成申報。

逾期未送的公司不僅是疏忽——他們還違反了聯邦法律。

在了解截止日和罰款之前，先澄清一下W-2到底是什麼。W-2表格，正式名稱為工資與稅務報表（Wage and Tax Statement），是雇主用來告知國稅局（IRS）(以及員工)一個人一年的收入和扣繳稅款的文件。

你的W-2會列出：

國稅局會收到一份副本。你也會得到一份副本。這些資訊必須與你在報稅時申報的內容一致——如果不符，國稅局會聯繫你。

生活中難免出狀況。薪資系統崩潰。人事部門在繁忙季節忙不過來。但重點是：這些都不是國稅局可以接受的藉口。截止日是絕對不能談判的。

如果你是員工，到了二月底還沒收到W-2，不要立刻驚慌——郵件傳遞比電子郵件慢。但如果已經進入春季，你仍未收到，該採取行動。

第一步： 直接聯繫前雇主的人事或薪資部門，請求他們重新寄送。詢問他們會在何時寄到你的現地址(如果你搬家，W-2可能寄到舊地址)。並請求預估何時能收到。

第二步： 查看你的雇主是否提供線上存取。許多公司現在都在安全的員工門戶網站上提供W-2下載，你可以立即下載。登入後若有，請取用你的副本。

第三步： 如果公司不理你，無論你怎麼努力都沒用，打電話到國稅局：1-800-829-1040。準備好你的社會安全號碼、雇主名稱與聯絡資訊、你的就業日期，以及最後一份薪資單上的收入預估。國稅局會追蹤你的雇主並要求提供表格。

最後一招： 如果距離4月15日還剩不多時間，你有兩個選擇：一是用Form 4868申請六個月的延長，二是現在就用Form 4852(W-2的替代表格)，用你最好的估算來申報收入與稅款。只要知道，如果你的估算與後來收到的實際W-2差距太大，你就得修正申報。

這才是真正開始付錢的時候。國稅局不會只發出友善提醒——他們會對每份未按時提交或遲交的W-2表格課以逐步升高的罰款。沒有總額上限。

以2024年度的表格為例，罰款結構如下：

來算算看。假設一家中型公司有10名員工，完全忘了寄送W-2，直到九月才寄出。每份W-2有兩個罰款——一份是國稅局副本的罰款，一份是員工副本的罰款。總共20份表格，每份$310 ，合計僅罰款就高達$6,200。再加上國稅局自動加上的利息，這家公司可能要付出$7,000以上。

如果是50名員工，犯同樣的錯誤？總罰款就超過$31,000。

如果國稅局證明雇主故意忽略申報義務，罰款會更高——每份表格$630，這會讓原本的$6,200罰款瞬間變成$12,600。

沒錯，罰款很痛。可是，還有更重要的事情。當雇主未能寄送W-2：

對雇主： 何時必須寄送W-2？1月31日，沒有例外。現在就把它標記在日曆上。錯過這個截止日不僅會付出數千美元的罰款和利息，還會損害員工關係，並引來國稅局的注意。內部設定一個1月中旬的截止期限，留出緩衝時間。

對員工： 如果你在二月中旬還沒收到，開始打電話追蹤。不要等到4月1日。越早追蹤，越有時間準確申報。

W-2的截止日不是隨意的日期——它是具有法律效力的規定，對雙方都會產生實質後果。尊重這個期限的雇主可以避免麻煩。追蹤缺少的表格的員工也能避免報稅時的災難。大家都贏。