Thành thạo về Thanh toán Séc: Tất cả những gì bạn cần biết về viết, ký hậu và gửi séc

Dù sự phát triển của ngân hàng số và các ứng dụng thanh toán peer-to-peer, séc vẫn là một công cụ cơ bản trong tài chính hiện đại. Dù bạn đang thanh toán hóa đơn, nhận lương hay xử lý các giao dịch chính thức, việc hiểu cách viết séc đúng cách là một kỹ năng ngân hàng thiết yếu không nên bỏ qua.

Hiểu các Đặc điểm Nhận diện Chính của Séc của Bạn

Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy làm quen với ba số quan trọng xuất hiện trên mỗi tờ séc in sẵn. Những nhận diện này rất quan trọng để viết séc và thực hiện các giao dịch trực tuyến.

Số định tuyến ngân hàng đóng vai trò là mã định danh duy nhất của tổ chức tài chính của bạn trong hệ thống ngân hàng. Mã gồm chín chữ số này phân biệt ngân hàng của bạn với hàng nghìn ngân hàng khác và cần thiết cho bất kỳ chuyển khoản điện tử nào bạn khởi tạo.

Số tài khoản cá nhân xuất hiện trên séc và đại diện cho tài khoản thanh toán của bạn trong hệ thống ngân hàng. Số này cá nhân hóa đảm bảo quỹ được chuyển đúng đến tài khoản của bạn.

Mỗi tờ séc trong sổ của bạn đều có số séc theo thứ tự. Bạn sẽ thấy số này xuất hiện hai lần trên mỗi tờ séc—một lần ở góc trên bên phải và một lần gần số tài khoản của bạn. Hệ thống đánh số này giúp bạn theo dõi các khoản thanh toán và duy trì hồ sơ tổ chức.

Quy trình Viết Séc Từng Bước

Viết đúng cách giúp tránh trễ thanh toán và bảo vệ bạn khỏi gian lận. Dưới đây là các bước cần thực hiện:

Bắt đầu với ngày: Ở góc trên bên phải, ghi ngày bạn phát hành séc. Điều này cho người nhận biết khi nào bạn đã ủy quyền thanh toán và cung cấp mốc thời gian rõ ràng cho hồ sơ của bạn.

Xác định người nhận: Trên dòng ghi “Pay to the Order of,” viết chính xác tên người, doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận thanh toán. Kiểm tra chính tả trước—lỗi ở đây có thể làm phức tạp quá trình xử lý thanh toán.

Số tiền bằng số: Trong ô bên phải, viết số tiền thanh toán bằng số. Đặt số này gần mép trái của ô để tránh kẻ gian thêm chữ số và làm tăng giá trị.

Viết số tiền bằng chữ: Dưới dòng ghi tên người nhận, viết rõ ràng số tiền bằng chữ. Ví dụ, viết “One hundred thirteen dollars and 97/100” thay vì chỉ số. Ngân hàng ưu tiên pháp lý cho số tiền viết bằng chữ nếu có sự khác biệt giữa số và chữ.

Thêm ghi chú (tùy chọn nhưng khuyến nghị): Sử dụng khoảng trống này để ghi mục đích thanh toán—số tài khoản của bạn cho tiện ích, mã tham chiếu cho thanh toán nhà cung cấp, hoặc bất kỳ chi tiết nào giúp bạn theo dõi giao dịch sau này.

Chữ ký của bạn: Ký tên vào dòng cuối cùng bên phải bằng chữ ký giống trong hồ sơ ngân hàng của bạn. Chữ ký này ủy quyền thanh toán và làm cho séc hợp pháp. Nếu không có, séc của bạn không thể được xử lý.

Ví dụ Thực tế: Thanh toán Hóa đơn Điện

Hãy cùng xem một ví dụ thực tế. Giả sử ABC Điện gửi hóa đơn cho bạn biết bạn nợ $113.97. Hóa đơn hướng dẫn bạn gửi thanh toán bằng séc.

Bạn sẽ ghi ngày gửi séc (ví dụ, ngày 1 tháng 7 năm 2022) ở góc trên bên phải. Trên dòng tên người nhận, bạn viết “ABC Electric” chính xác như trên hóa đơn. Trong ô số tiền, bạn nhập “$113.97,” và dưới đó viết rõ “One hundred thirteen dollars and 97/100.” Nhiều công ty tiện ích yêu cầu bạn viết số tài khoản của mình vào dòng ghi chú để họ dễ theo dõi—kiểm tra hóa đơn của bạn để biết hướng dẫn này. Sau khi xác nhận tất cả chi tiết đúng, ký tên vào séc và gửi kèm các tài liệu cần thiết.

Các Thực hành An toàn Cần Thiết Khi Viết Séc

Bảo vệ bản thân khỏi gian lận séc đòi hỏi các biện pháp phòng ngừa cẩn thận ở mọi bước.

Luôn dùng bút mực thay vì bút chì—mực không thể xóa hoặc chỉnh sửa. Không ký séc trống hoặc để trống chỗ để sau này thêm thông tin. Không phát hành séc trả tiền “tiền mặt,” vì ai đó có thể rút tiền từ đó. Quan trọng nhất, không ký séc cho đến khi bạn điền đầy đủ tên người nhận và số tiền.

Duy trì hồ sơ chi tiết cũng quan trọng không kém. Dù bạn dùng sổ séc truyền thống, bảng tính hay phần mềm quản lý ngân sách, hãy ghi lại số séc, ngày, tên người nhận, mô tả giao dịch và số tiền. Điều này tạo ra dấu vết giấy tờ và giúp bạn phát hiện lỗi trong các đối chiếu hàng tháng.

Ghi Chép và Đối Chiếu Séc của Bạn

Giữ tổ chức tốt nghĩa là theo dõi mọi séc bạn viết. Ghi lại các thông tin cần thiết—số séc, ngày viết, tên người nhận, mô tả ngắn gọn về giao dịch, và số tiền—bất kể hệ thống nào phù hợp với bạn. Thói quen này trở nên vô giá khi bạn đối chiếu bảng sao kê ngân hàng hàng tháng.

Đối chiếu ngân hàng (hoặc cân đối sổ séc) đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận và cung cấp hình ảnh chính xác về số dư tài khoản của bạn. So sánh sổ séc của bạn với bảng sao kê ngân hàng, chú ý các séc đã thanh toán và các séc còn chờ xử lý. Việc xem xét hàng tháng này giúp tránh th overdraft và phát hiện hoạt động gian lận sớm.

Phê duyệt Séc Bạn Nhận Được

Khi ai đó gửi bạn séc, bạn phải ký hậu trước khi gửi tiền hoặc rút tiền. Việc ký hậu này chứng minh bạn là người nhận dự định và ủy quyền ngân hàng xử lý.

Phê duyệt trống chỉ cần ký tên bạn ở mặt sau của séc. Đây là phương pháp phổ biến nhất nhưng ít an toàn nhất—bất kỳ ai cầm séc đã ký đều có thể cố gắng rút tiền.

Để phê duyệt an toàn hơn, viết “For Deposit Only to Account Number [số của bạn]” rồi ký tên phía dưới. Điều này giới hạn séc chỉ để gửi tiền và tăng cường bảo mật. Tốt nhất, ký tên ngay trước khi gửi tiền chứ không phải ngay khi nhận.

Phê duyệt của bên thứ ba cho phép bạn chuyển séc cho người khác mà không cần gửi tiền trước. Bạn viết “Pay to the Order of [Tên người]” rồi ký tên. Tuy nhiên, không phải ngân hàng nào cũng chấp nhận phương pháp này, nên xác nhận với ngân hàng của người nhận trước.

Nếu bạn gửi tiền qua ngân hàng di động, một số tổ chức yêu cầu cụ thể như “For Mobile Deposit To [Tên ngân hàng].” Kiểm tra ứng dụng ngân hàng hoặc liên hệ dịch vụ khách hàng để biết chính xác yêu cầu.

Phê duyệt doanh nghiệp phải do đại diện có thẩm quyền của công ty ký, bao gồm tên doanh nghiệp, chữ ký của người có thẩm quyền, chức vụ của họ, và các hạn chế như “For Deposit Only.”

Đối với séc trả cho nhiều người nhận, quy tắc phụ thuộc vào cách viết. Nếu séc ghi “Jane and John Doe,” cả hai phải ký. Nếu ghi “Jane or John Doe,” một trong hai có thể ký.

Các Cách Khác nhau để Gửi Tiền Séc của Bạn

Bạn có thể linh hoạt trong cách gửi tiền séc vào tài khoản của mình.

Gửi tại ngân hàng trực tiếp vẫn phổ biến. Đến chi nhánh ngân hàng địa phương, ký hậu séc và trình cho nhân viên. Bạn sẽ nói rõ ý định (rút tiền hoặc gửi tiền) hoặc điền phiếu gửi tiền. Mang theo giấy tờ tùy thân hợp lệ như bằng lái xe.

Gửi qua máy ATM tiện lợi nếu ngân hàng của bạn có máy ATM hỗ trợ gửi séc. Ký hậu séc trước, chèn thẻ ghi nợ và mã PIN, rồi làm theo hướng dẫn trên màn hình. Một số máy ATM yêu cầu bạn dùng phong bì để gửi.

Gửi qua ngân hàng di động ngày càng phổ biến. Qua ứng dụng ngân hàng của bạn, chọn tài khoản gửi, nhập số tiền, chụp ảnh mặt trước và mặt sau của séc, rồi gửi đi. Giữ bản gốc séc cho đến khi xác nhận đã chuyển khoản thành công và tiền đã vào tài khoản, rồi tiêu hủy an toàn.

Đặt Mua Séc Mới

Khi nguồn séc của bạn sắp hết, việc đặt hàng thay thế rất đơn giản. Nhiều ngân hàng cung cấp séc miễn phí khi mở tài khoản; sau đó, bạn thường phải trả phí cho các đơn hàng bổ sung.

Đăng nhập vào tài khoản ngân hàng trực tuyến hoặc đến chi nhánh để đặt hàng. Một số ngân hàng có mục đặt hàng trong dịch vụ khách hàng hoặc dịch vụ tài khoản. Bạn cũng có thể dùng dịch vụ của các nhà cung cấp séc bên thứ ba, nhưng cần cung cấp số tài khoản, số định tuyến, tên ngân hàng, và số séc bắt đầu.

Khi đặt hàng, hãy chuẩn bị sẵn séc hiện có—nó chứa tất cả thông tin cần thiết. Chi phí séc thay đổi tùy nhà cung cấp và thiết kế, từ séc cá nhân cơ bản đến thiết kế tùy chỉnh hoàn toàn.

Các Tình Huống Đặc Biệt

Viết séc cho chính mình hoàn toàn hợp pháp và có thể dùng như một phương thức rút tiền mặt thay thế hoặc chuyển tiền giữa các tài khoản. Chỉ cần viết tên của bạn trên dòng người nhận.

Séc có ngày sau (dự kiến ngày trong tương lai) thường hợp pháp, mặc dù luật pháp các bang có thể khác nhau. Một số người dùng chúng khi thanh toán sớm hoặc thiếu đủ tiền tại thời điểm viết.

Séc gửi cho IRS yêu cầu thêm thông tin ngoài các chi tiết séc tiêu chuẩn. Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại ban ngày, số An sinh xã hội hoặc EIN, năm thuế, và số mẫu hoặc thông báo liên quan. Ghi séc trả cho “U.S. Treasury,” không phải IRS.

Những Điều Cần Nhớ

Thành thạo cách viết séc—cũng như phê duyệt và gửi tiền đúng cách—đảm bảo các giao dịch của bạn diễn ra suôn sẻ và an toàn. Bằng cách tuân thủ các thực hành này, duy trì hồ sơ cẩn thận, và cảnh giác với gian lận, bạn sẽ bảo vệ tài chính của mình và kiểm soát tốt tài khoản séc. Dù các phương thức thanh toán kỹ thuật số chiếm ưu thế trong ngân hàng hiện đại, séc vẫn là một công cụ quý giá trong bộ công cụ tài chính của bạn.