Thời gian nhận W-2 của bạn: Những điều bạn cần biết

Khi nào bạn có thể mong đợi mẫu W-2 của mình là một trong những câu hỏi phổ biến nhất trong mùa nộp thuế. Nếu bạn đã rời khỏi công việc bất kỳ thời điểm nào trong năm thuế, nhà tuyển dụng cũ của bạn có nghĩa vụ pháp lý cung cấp cho bạn tài liệu thiết yếu này—bất kể hoàn cảnh rời đi của bạn như thế nào. Hiểu rõ các hạn chót và biết phải làm gì nếu W-2 của bạn không đến đúng hạn có thể giúp bạn nộp thuế suôn sẻ và tránh bị phạt.

Hiểu về Mẫu W-2 và Mục đích của nó

Trước khi đi vào các mốc thời gian, điều quan trọng là phải hiểu rõ bạn đang chờ đợi điều gì. Mẫu W-2, chính thức gọi là Bảng lương và Thuế, là tài liệu chính mà nhà tuyển dụng sử dụng để báo cáo dữ liệu lương và thù lao cho cả nhân viên và Cục Thuế vụ (IRS). W-2 của bạn đóng vai trò như hồ sơ chính thức về thu nhập hàng năm và số tiền thuế đã khấu trừ của bạn.

Mẫu này chứa một số thông tin quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tờ khai thuế của bạn:

Thông tin Thù lao – W-2 của bạn báo cáo tổng số tiền lương, tiền tip và các khoản thù lao khác nhận được trong năm thuế.

Số tiền Thuế đã Khấu trừ – Tài liệu này ghi rõ số tiền thuế thu nhập liên bang mà nhà tuyển dụng đã khấu trừ từ lương của bạn dựa trên các lựa chọn W-4 của bạn. Nó cũng thể hiện các khoản đóng góp An sinh xã hội và Medicare đã khấu trừ, được ghi có cho các quyền lợi tương lai của bạn.

Thông tin Thuế Bang và Địa phương – Nếu áp dụng, W-2 của bạn bao gồm các khoản thuế thu nhập bang và địa phương đã khấu trừ từ thu nhập của bạn.

Các lợi ích bổ sung – Mẫu có thể ghi nhận các khoản đóng góp vào kế hoạch hưu trí, phí bảo hiểm y tế trước thuế, và các lợi ích nhân viên khác.

IRS so sánh thông tin nhà tuyển dụng báo cáo trên các mẫu W-2 với những gì bạn khai trên tờ khai cá nhân của mình. Bất kỳ sự không khớp nào đều kích hoạt các cuộc điều tra của IRS, do đó độ chính xác là rất quan trọng.

Khi nào bạn có thể mong đợi W-2 của mình: Hạn chót chính thức

IRS duy trì các yêu cầu gửi chặt chẽ để đảm bảo nhân viên có đủ thời gian chuẩn bị tờ khai. Nhà tuyển dụng phải gửi hoặc gửi điện tử tất cả các mẫu W-2 trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Khi ngày 31 tháng 1 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót tự động chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.

Đối với năm thuế 2023, tất cả các nhà tuyển dụng đều phải gửi W-2 trước ngày 31 tháng 1 năm 2024. Đối với thu nhập năm 2024, hạn chót là ngày 31 tháng 1 năm 2025. Hạn chót ngày 31 tháng 1 này được đặt ra rõ ràng trước hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4, giúp nhân viên có khoảng hai tháng rưỡi để thu thập tài liệu và nộp thuế.

Cần lưu ý rằng việc gửi dấu b postage ngày 31 tháng 1 không có nghĩa là đã đến tay vào ngày 31 tháng 1. Các W-2 gửi bằng thư thường có thể đến vài ngày sau ngày gửi dấu b postage. Giao dịch điện tử, trong khi đó, thường đến người nhận trong vòng vài ngày.

Nếu W-2 của bạn không đến

Nếu đã đến giữa tháng 2 mà bạn vẫn chưa nhận được W-2 của mình, hãy hành động. Dưới đây là một cách tiếp cận có hệ thống:

Bước 1: Liên hệ với Bộ phận trả lương của nhà tuyển dụng cũ

Bắt đầu bằng cách liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương của công ty—họ chịu trách nhiệm phát hành W-2. Yêu cầu mẫu một cách lịch sự và xác nhận địa chỉ gửi thư và email hiện tại của bạn. Nếu bạn đã chuyển chỗ kể từ khi rời khỏi công việc, W-2 của bạn có thể đã gửi đến địa chỉ cũ của bạn. Hỏi bộ phận trả lương về ngày dự kiến nhận và yêu cầu gửi lại nếu cần.

Bước 2: Truy cập W-2 trực tuyến của bạn

Nhiều nhà tuyển dụng hiện đại cung cấp cổng thông tin trực tuyến an toàn để nhân viên có thể tải xuống W-2 của mình điện tử. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn cung cấp dịch vụ này, đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn và lấy mẫu ngay lập tức. Điều này thường tránh được các chậm trễ qua bưu điện hoàn toàn.

Bước 3: Yêu cầu hỗ trợ từ IRS

Nếu liên hệ trực tiếp không thành công, IRS có thể can thiệp. Gọi số 1-800-829-1040 và giải thích rằng nhà tuyển dụng cũ của bạn chưa cung cấp W-2 của bạn mặc dù bạn đã yêu cầu. Chuẩn bị sẵn các thông tin sau:

• Họ tên đầy đủ, địa chỉ, số An sinh xã hội và số điện thoại của bạn
• Tên, địa chỉ và số điện thoại của nhà tuyển dụng cũ
• Thời gian làm việc
• Ước tính thu nhập hàng năm và số thuế liên bang đã khấu trừ (tham khảo phiếu lương cuối cùng của bạn từ nhà tuyển dụng đó)

IRS sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng cũ của bạn thay mặt bạn và yêu cầu mẫu thiếu.

Bước 4: Sử dụng Bản sao kê Thu nhập và Lương

Nếu đến hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 mà bạn vẫn chưa có W-2, bạn có thể tạo tài khoản trực tuyến với IRS và đặt hàng Bản sao kê Thu nhập và Lương. Bản sao này hiển thị tất cả thu nhập và thông tin thuế mà nhà tuyển dụng đã báo cáo cho IRS dưới tên của bạn. Thời gian xử lý có thể kéo dài đến tháng 6 hoặc tháng 7, nhưng tài liệu cung cấp cùng một thông tin như W-2 của bạn.

Nộp tờ khai của bạn mà không có W-2

Nếu thời gian còn hạn, bạn có hai lựa chọn:

Yêu cầu gia hạn nộp thuế

Nộp Mẫu 4868 để yêu cầu gia hạn thêm sáu tháng. Điều này hoãn hạn nộp của bạn đến khoảng giữa tháng 10 nhưng không hoãn hạn thanh toán thuế của bạn. Bạn vẫn phải nộp thuế trước ngày 15 tháng 4 nếu bạn dự kiến khoản hoàn thuế nhỏ hơn số bạn nợ. Tính toán khoản thuế ước tính dựa trên phiếu lương của bạn và gửi khoản thanh toán đó trước hạn ban đầu.

Nộp bằng Mẫu 4852

Mẫu 4852, Thay thế cho Mẫu W-2, cho phép bạn nộp tờ khai của mình với các số liệu ước tính về thu nhập và khấu trừ. Hãy chính xác với các ước tính của bạn dựa trên phiếu lương. Nếu sau này W-2 thực tế của bạn hiển thị các số liệu khác biệt đáng kể, bạn sẽ cần sửa đổi tờ khai của mình. Tham khảo ý kiến chuyên gia thuế để đảm bảo chính xác trong trường hợp này.

Hậu quả tài chính: Điều gì xảy ra khi nhà tuyển dụng trễ hạn

Nhà tuyển dụng phải đối mặt với các khoản phạt ngày càng tăng nếu không gửi W-2 đúng hạn hoặc không gửi. IRS đánh giá phạt theo từng mẫu—tức là một khoản phạt cho bản sao gửi đến IRS và một khoản cho mỗi bản sao của nhân viên. Không có giới hạn tổng các khoản phạt.

Cấu trúc phạt hiện tại (Năm 2024):

• Gửi chậm tối đa 30 ngày: $60 mỗi mẫu
• Gửi từ 31 ngày đến ngày 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu
• Gửi sau ngày 1 tháng 8 hoặc không gửi: $310 mỗi mẫu
• Có ý định cố ý bỏ qua yêu cầu gửi: $630 mỗi mẫu

Ví dụ, một công ty có 10 nhân viên không gửi W-2 đến tháng 9. Mỗi mẫu gửi muộn mất 310 đô la, và vì mỗi nhân viên nhận một bản sao cộng thêm IRS nhận một bản, tổng cộng là $620 mỗi nhân viên. Nhân lên 10 nhân viên, tổng số tiền phạt lên đến 6.200 đô la chưa tính lãi suất. IRS cộng thêm lãi suất trên các khoản phạt này, làm gánh nặng tài chính trở nên đáng kể.

Cấu trúc phạt này thúc đẩy nhà tuyển dụng tuân thủ hạn chót ngày 31 tháng 1 và đảm bảo nhân viên cuối cùng nhận được các tài liệu cần thiết để nộp thuế chính xác và đúng hạn.