Hướng dẫn hoàn chỉnh về quản lý kiểm tra: Cách viết, Ủng hộ và Phương pháp rút tiền

Dù cuộc cách mạng ngân hàng số đang diễn ra, séc vẫn là một công cụ thanh toán khá phổ biến trong các giao dịch tài chính hiện đại. Dù bạn nhận lương từ nhà tuyển dụng, thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ, hay quản lý tài chính doanh nghiệp, việc hiểu cách xử lý séc đúng cách là điều cần thiết. Hướng dẫn toàn diện này bao gồm mọi thứ bạn cần biết về quản lý séc, bao gồm cách rút tiền từ séc qua nhiều phương pháp khác nhau.

Hiểu về cấu trúc séc: Ba số quan trọng

Trước khi làm việc với séc, bạn cần làm quen với cấu trúc của chúng. Mỗi tấm séc in đều chứa ba số định danh tiêu chuẩn được đặt cố định trên tất cả các séc:

Số định tuyến ngân hàng là mã định danh duy nhất của tổ chức tài chính của bạn. Mã gồm chín chữ số này bắt buộc cho các giao dịch khác nhau, đặc biệt là các hoạt động ngân hàng trực tuyến và chuyển khoản. Không có số này, việc chuyển tiền sẽ không thể thực hiện được.

Số tài khoản của bạn thể hiện tài khoản séc cá nhân của bạn trong hệ thống ngân hàng. Số này phân biệt tài khoản của bạn với các tài khoản khác tại cùng một tổ chức.

Số séc xác định từng séc riêng lẻ trong sổ của bạn. Bạn sẽ thấy số này xuất hiện hai lần: một lần ở góc trên bên phải và lần nữa sau số tài khoản của bạn trên dòng MICR.

Viết séc: Hướng dẫn chi tiết

Hoàn thành một tấm séc đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết để tránh gian lận và đảm bảo tính hợp lệ. Dưới đây là trình tự chính xác:

Trường ngày nằm ở góc trên bên phải. Nhập ngày bạn viết séc — thường là ngày hiện tại. Dấu thời gian này giúp người nhận hiểu khi nào thanh toán được phát hành.

Dòng người nhận (“Pay to the Order of”) yêu cầu tên chính xác của người, doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận thanh toán. Kiểm tra chính tả chính xác trước khi viết, vì lỗi có thể gây trì hoãn xử lý.

Số tiền bằng chữ xuất hiện dưới dòng người nhận. Viết rõ ràng toàn bộ số tiền — ví dụ, “$243.26” thành “Hai trăm bốn mươi ba đô la và 26/100.” Theo luật, số tiền bằng chữ sẽ ưu tiên hơn số tiền bằng số nếu có sự khác biệt.

Mục ghi chú cung cấp không gian cho các ghi chú giao dịch. Bao gồm các chi tiết như số tài khoản, số hóa đơn hoặc tham chiếu giúp theo dõi và đối chiếu trong tương lai.

Chữ ký của bạn hoàn tất séc. Yếu tố này xuất hiện ở dòng dưới cùng bên phải và là sự ủy quyền pháp lý của bạn cho khoản thanh toán.

Ứng dụng thực tế: Viết séc trong đời sống

Giả sử bạn cần thanh toán cho công ty điện lực số tiền 113.97 đô la. Theo hướng dẫn thanh toán của họ, bạn sẽ điền séc như sau:

• Ngày: Nhập ngày bạn gửi séc
• Người nhận: Ghi chính xác tên công ty (ví dụ, “ABC Electric”)
• Số tiền bằng số: Nhập “$113.97” bắt đầu từ cạnh bên trái
• Số tiền bằng chữ: Viết “Một trăm mười ba đô la và 97/100”
• Ghi chú: Ghi số tài khoản của bạn nếu công ty yêu cầu
• Chữ ký: Xem lại tất cả chi tiết, rồi ký tên vào séc

Gửi séc đã điền cùng các tài liệu cần thiết đến địa chỉ đã cung cấp.

An toàn séc: Bảo vệ chống gian lận

Thực hiện các biện pháp bảo vệ sau khi viết séc:

• Dùng mực vĩnh viễn (bút) để tránh bị tẩy xóa
• Không để séc trống rỗng không người trông coi
• Không ký trước khi điền tên người nhận và số tiền
• Tránh viết séc trả tiền “Tiền mặt”
• Đảm bảo không còn chỗ trống nào trên séc để người khác có thể thêm vào số tiền khác

Những thực hành này giảm thiểu rủi ro gian lận và bảo vệ an ninh tài chính của bạn.

Thanh toán tự động và chuyển khoản nội bộ

Có, bạn hoàn toàn có thể viết séc cho chính mình hợp pháp. Phương pháp này là một cách thay thế để rút tiền từ séc bằng cách chỉ cần ghi tên của bạn vào dòng người nhận. Trong khi các phương pháp rút tiền kỹ thuật số mang lại tiện lợi hơn, séc tự viết vẫn cung cấp lựa chọn rút tiền mặt hoặc chuyển khoản giữa các tài khoản của chính bạn.

Phê duyệt séc: An ninh và thủ tục

Sau khi nhận được séc, bạn phải ký hậu séc trước khi gửi vào ngân hàng hoặc đổi lấy tiền mặt. Việc ký hậu — hành động ký tên vào mặt sau của séc — xác nhận rằng bạn là người nhận dự định. Chữ ký phải khớp với tên người nhận trên mặt trước.

Phê duyệt trống chỉ cần ký tên của bạn trên mặt sau. Phương pháp này phổ biến khi gửi tiền qua ATM hoặc ứng dụng di động, nhưng ít an toàn hơn vì ai có séc đã ký hậu có thể đổi lấy tiền.

Phê duyệt an toàn yêu cầu viết “Chỉ để gửi vào tài khoản số (” kèm chữ ký của bạn. Phương pháp này hạn chế séc chỉ dùng để gửi vào tài khoản. Chờ đến khi sẵn sàng gửi tiền mới ký tên để tối đa hóa bảo vệ.

Phê duyệt của bên thứ ba cho phép chuyển séc cho người khác bằng cách viết “Pay to the order of [Tên người nhận]” và ký tên. Tuy nhiên, không phải ngân hàng nào cũng chấp nhận phương pháp này, nên xác nhận trước.

Phê duyệt doanh nghiệp yêu cầu chữ ký của đại diện công ty có thẩm quyền cùng với chức vụ và tên doanh nghiệp. Có thể thêm các hạn chế như “Chỉ để gửi vào tài khoản.”

Trường hợp nhiều người nhận phụ thuộc vào cách viết séc. Nếu viết “Jane AND John Doe,” cả hai đều phải ký. Nếu viết “Jane OR John Doe,” bất kỳ ai cũng có thể ký.

Phê duyệt qua ứng dụng di động có thể yêu cầu câu chữ cụ thể như “Chỉ để gửi qua di động đến [Tên ngân hàng].” Tham khảo hướng dẫn của ngân hàng hoặc dịch vụ khách hàng để biết chính xác.

Gửi tiền séc: Ba phương pháp chính

Gửi trực tiếp tại ngân hàng yêu cầu bạn đến chi nhánh ngân hàng địa phương mang theo séc đã ký và giấy tờ tùy thân hợp lệ. Giao séc cho nhân viên ngân hàng và chỉ rõ bạn muốn đổi lấy tiền mặt hay gửi vào tài khoản.

Gửi qua ATM có sẵn tại nhiều ngân hàng và tổ chức tín dụng. Phê duyệt séc trước, sau đó chèn vào máy ATM phù hợp theo hướng dẫn trên màn hình. Một số máy yêu cầu bỏ vào phong bì.

Gửi qua di động là phương pháp tiện lợi nhất hiện nay. Ứng dụng ngân hàng của bạn thường yêu cầu:

• Chọn tài khoản gửi tiền
• Nhập số tiền
• Chụp ảnh mặt trước séc
• Chụp ảnh mặt sau séc
• Gửi để xử lý

Giữ lại séc vật lý cho đến khi xác nhận đã gửi thành công, rồi tiêu hủy an toàn.

Quản lý tài khoản séc: Các bước ghi chép cần thiết

Duy trì ghi chép chi tiết giúp tránh th overdraft và các vấn đề đối chiếu. Theo dõi tất cả các séc bạn viết bằng cách ghi lại:

• Số séc
• Ngày viết séc
• Tên người nhận
• Mô tả giao dịch
• Số tiền thanh toán

Sử dụng sổ ghi séc, bảng tính hoặc ứng dụng ngân hàng để ghi lại thông tin này. Ghi chép định kỳ giúp phát hiện nhanh các vấn đề và bảo vệ khỏi các giao dịch trái phép.

Đối chiếu và cân đối tài khoản ngân hàng

Đối chiếu ngân hàng hàng tháng giúp đảm bảo tất cả các giao dịch — bao gồm séc đã viết và gửi tiền — đều được ghi nhận chính xác. Quá trình này:

• Xác nhận độ chính xác của hồ sơ của bạn so với sao kê ngân hàng
• Phát hiện các giao dịch trái phép hoặc sai sót
• Cung cấp cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính của bạn
• Ngăn chặn phí quá hạn và séc bị trả lại

Thiết lập thói quen đối chiếu hàng tháng để duy trì sức khỏe tài khoản.

Đặt hàng séc mới

Khi nguồn cung séc của bạn cạn kiệt, việc đặt hàng séc thay thế rất đơn giản.

Đặt hàng qua ngân hàng của bạn thường là cách dễ nhất. Truy cập trang web hoặc ứng dụng di động của ngân hàng, điều hướng đến dịch vụ tài khoản, và làm theo hướng dẫn đặt hàng. Nhiều ngân hàng cung cấp séc miễn phí khi mở tài khoản mới; nếu không, bạn sẽ trả phí.

Nhà cung cấp séc bên thứ ba cung cấp lựa chọn thay thế cho séc do ngân hàng phát hành. Bạn cần cung cấp mã định tuyến, số tài khoản, tên ngân hàng và số séc bắt đầu mong muốn. Giá cả thay đổi tùy nhà cung cấp và độ phức tạp của thiết kế.

Thông tin cần chuẩn bị khi đặt hàng bao gồm đầy đủ chi tiết tài khoản của bạn hiển thị trên séc hiện có. Chuẩn bị một mẫu séc có hiển thị số tài khoản, mã định tuyến và thông tin ngân hàng của bạn.

Trường hợp đặc biệt: Séc ghi ngày sau và séc thuế

Séc ghi ngày sau mang ngày trong tương lai và vẫn hợp pháp phần lớn các nơi, mặc dù một số bang có hạn chế. Người ta viết séc ghi ngày sau khi gửi thanh toán sớm hoặc khi không có đủ tiền trong tài khoản.

Séc IRS yêu cầu thông tin séc tiêu chuẩn cộng thêm các chi tiết sau:

• Tên và địa chỉ đầy đủ của bạn
• Số điện thoại ban ngày
• Số an sinh xã hội hoặc EIN
• Năm thuế
• Số mẫu thuế hoặc thông báo liên quan
• Dòng người nhận phải ghi “U.S. Treasury” )không phải “IRS”[XXXXXXXXX]
• Gửi đến địa chỉ IRS theo hướng dẫn thuế

Tham khảo chuyên gia thuế hoặc trang web IRS để biết địa chỉ gửi chính xác.

So sánh phương thức thanh toán truyền thống và kỹ thuật số

Trong khi séc vẫn tồn tại như một phương thức thanh toán, các lựa chọn kỹ thuật số — ứng dụng thanh toán peer-to-peer (Venmo, PayPal), chuyển khoản ngân hàng, và thanh toán ACH — mang lại tốc độ và tiện lợi. Tuy nhiên, séc vẫn phù hợp trong một số trường hợp nhất định: thanh toán hóa đơn tiện ích, chi phí doanh nghiệp, hoặc duy trì hồ sơ giấy tờ để tuân thủ pháp lý. Cách rút tiền từ séc chỉ là một trong nhiều phương pháp trong bối cảnh thanh toán đa dạng ngày nay; hãy chọn phương pháp phù hợp nhất với yêu cầu giao dịch của bạn.

Các câu hỏi thường gặp

Việc ghi ngày sau có hợp pháp không? Hầu hết các bang cho phép séc ghi ngày sau, nhưng hãy kiểm tra quy định cụ thể của bang bạn trước khi sử dụng.

Có thể gửi séc qua ATM không? Nhiều ngân hàng cho phép gửi séc qua ATM. Liên hệ ngân hàng của bạn để xác nhận và nhận hướng dẫn cụ thể.

Nếu tên tôi bị sai chính tả trên séc tôi nhận được thì sao? Ký tên trên séc với chính tả sai, rồi ký lại với chính xác để đảm bảo phê duyệt đúng.

Tại sao lại dùng séc trong khi có thanh toán kỹ thuật số? Séc cung cấp hồ sơ giấy tờ để ghi chép, hoạt động phổ biến mà không cần công nghệ, và đôi khi được yêu cầu hoặc ưa thích hợp lệ bởi người nhận.

Séc mất bao lâu để xử lý xong? Thường mất từ 1-5 ngày làm việc tùy thuộc vào ngân hàng liên quan và phương thức gửi tiền bạn chọn.