Hiểu về Mẫu W-2: Hướng dẫn đầy đủ của bạn về Báo cáo lương và thuế

Khi mùa nộp thuế đến, mẫu W-2 của bạn trở thành một trong những tài liệu quan trọng nhất trong quá trình khai thuế của bạn. “Bảng lương và thuế” này chứa thông tin chi tiết về thu nhập hàng năm và số thuế đã khấu trừ—tất cả dữ liệu cần thiết để hoàn thành một tờ khai thuế chính xác. Dù bạn lần đầu chuẩn bị nộp thuế hay đã làm nhiều lần trước đó, việc hiểu rõ nội dung trên mẫu này và cách sử dụng nó có thể giúp bạn tránh rắc rối và các vấn đề tiềm ẩn với IRS.

Chính xác W-2 là gì?

W-2 về cơ bản là hồ sơ chính thức của nhà tuyển dụng về khoản thù lao của bạn và số thuế họ đã trích từ lương của bạn trong suốt năm. Ngoài tiền lương, nó còn ghi nhận các khoản đóng góp bảo hiểm y tế mà nhà tuyển dụng đã chi trả và các lợi ích chăm sóc người phụ thuộc bạn nhận được.

Nhà tuyển dụng có nghĩa vụ pháp lý cung cấp cho bạn mẫu này và gửi bản sao phù hợp tới Cơ quan An sinh Xã hội trước cuối mỗi năm thuế. Là người nhận W-2, bạn phải báo cáo toàn bộ thu nhập này khi nộp tờ khai. Nếu bạn làm nhiều công việc trong năm, bạn sẽ có một mẫu W-2 riêng cho từng công việc.

Các khoản khấu trừ thể hiện trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả thuế của bạn. Khi tổng số tiền khấu trừ vượt quá số bạn thực sự n owed, IRS sẽ hoàn lại phần chênh lệch. Ngược lại, nếu khấu trừ không đủ, bạn sẽ phải nộp thêm tiền khi nộp thuế. IRS thực hiện các chương trình kiểm tra chéo tất cả các khoản thu nhập báo cáo từ W-2, vì vậy sự khác biệt giữa mẫu và tờ khai của bạn có thể gây ra trì hoãn hoặc kiểm tra thuế.

Thời gian: Khi nào và cách nhà tuyển dụng phải gửi W-2 của bạn

Nhà tuyển dụng phải gửi mẫu W-2 cho nhân viên không muộn hơn ngày 31 tháng 1 hàng năm, bằng điện tử hoặc qua thư truyền thống. Thời hạn này thường cho bạn đủ thời gian trước hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4.

Tuy nhiên, nếu W-2 của bạn không đến đúng hạn, đừng nghĩ rằng nhà tuyển dụng sẽ xử lý tất cả. Hãy thực hiện các bước sau:

Liên hệ bộ phận nhân sự của bạn trước. Hầu hết các vấn đề thiếu W-2 xuất phát từ lỗi hành chính đơn giản—địa chỉ gửi thư không chính xác, email trong hồ sơ hoặc sai sót nhập dữ liệu. Xác nhận rằng nhà tuyển dụng có thông tin liên lạc hiện tại của bạn.

Yêu cầu bản sao kê IRS nếu cần. Nếu nhà tuyển dụng không thể tìm thấy W-2 của bạn, liên hệ trực tiếp IRS qua công cụ Get Transcript hoặc gọi số 800-908-9946. Yêu cầu trực tuyến sẽ đến nhanh hơn so với yêu cầu qua thư.

Nộp đơn xin gia hạn. Nếu ngày nộp thuế sắp đến và W-2 của bạn chưa đến, hãy yêu cầu gia hạn nộp thuế trong khi chờ đợi.

Ước tính và nộp bằng Mẫu 4852. Trong trường hợp cực đoan không thể lấy được W-2 đúng hạn, ước tính thu nhập và số khấu trừ của bạn bằng Mẫu 4852, rồi sửa đổi tờ khai khi bạn nhận được tài liệu chính thức.

Phân tích từng ô trên W-2 của bạn

Hiểu rõ nội dung từng phần của mẫu giúp bạn chuyển thông tin chính xác vào tờ khai thuế và xác minh mọi thứ đều đúng.

Các ô A đến F chứa thông tin nhận dạng: tên và địa chỉ nhà tuyển dụng, EIN và mã số thuế của họ, cùng với số An sinh xã hội của bạn.

Ô 1 thể hiện tổng tiền lương, tiền thưởng và các khoản thù lao khác trong năm.

Ô 2 cho biết tổng số thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ từ lương của bạn.

Ô 3 phản ánh tiền lương chịu thuế An sinh xã hội, trong khi Ô 4 thể hiện số thuế An sinh xã hội đã thực sự khấu trừ.

Ô 5 hiển thị tiền lương chịu thuế Medicare, còn Ô 6 thể hiện số thuế Medicare đã khấu trừ.

Ô 7 báo cáo tiền tip bạn tiết lộ cho nhà tuyển dụng và chịu thuế An sinh xã hội. Ô 8 thể hiện tiền tip nhà tuyển dụng phân bổ cho bạn.

Ô 9 thường để trống—trước đây từng theo dõi một quy định thuế không còn hoạt động.

Ô 10 báo cáo các lợi ích chăm sóc người phụ thuộc nhận được. Ô 11 thể hiện các khoản phân phối từ kế hoạch lương hưu hoãn chịu thuế của nhà tuyển dụng.

Ô 12 liệt kê các khoản thu nhập khác báo cáo cho IRS, như đóng góp 401(k), mỗi khoản được mã hóa theo hướng dẫn của Mẫu W-2 của IRS.

Ô 13 ghi lại các khoản thanh toán không chịu khấu trừ thuế thu nhập liên bang, đặc biệt là các khoản đóng góp hưu trí do nhà tuyển dụng tài trợ.

Ô 14 cung cấp chỗ cho thông tin bổ sung không được ghi nhận ở nơi khác, như phí đoàn hội hoặc chi phí bảo hiểm tàn tật.

Các ô 15 đến 20 chứa dữ liệu thuế cấp bang, cho biết các khoản lương chịu thuế bang và tổng số thuế bang đã khấu trừ.

Nộp W-2 của bạn cùng với tờ khai thuế

Để đưa W-2 vào tờ khai thuế, bạn chuyển thông tin sang Mẫu 1040. Bạn có thể nhập thủ công hoặc điện tử. Nhiều nền tảng phần mềm thuế phổ biến cho phép bạn nhập dữ liệu W-2 trực tiếp từ nhà cung cấp lương của mình, giúp quá trình này nhanh chóng và dễ dàng hơn nhiều.

Các câu hỏi phổ biến về Mẫu W-2

Tôi có tự động nhận được W-2 không?
Thông thường, bạn sẽ nhận được W-2 nếu bạn kiếm được ít nhất $600 từ một nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nếu có thuế bị khấu trừ từ lương của bạn, bạn sẽ nhận được mẫu này bất kể số tiền kiếm được là bao nhiêu.

Tôi mất W-2 rồi—bây giờ phải làm sao?
Yêu cầu bản sao từ bộ phận nhân sự hoặc nhà tuyển dụng của bạn. Nếu không thể, liên hệ IRS để xin bản thay thế.

W-2 khác gì W-4?
Bạn điền W-4 như một nhân viên để hướng dẫn nhà tuyển dụng khấu trừ bao nhiêu thuế từ mỗi lần trả lương. Trong khi đó, W-2 là mẫu do nhà tuyển dụng cung cấp thể hiện thu nhập thực tế và tổng số thuế đã khấu trừ trong năm.

Sự khác biệt giữa W-2 và 1099 là gì?
Mẫu W-2 báo cáo thu nhập của nhân viên nơi thuế đã bị khấu trừ bởi nhà tuyển dụng. Mẫu 1099-NEC báo cáo thu nhập của các nhà thầu độc lập tự quản lý nghĩa vụ thuế của mình.