Công nghệ E-Closing: Cách Chữ ký số đang cách mạng hóa các giao dịch thế chấp

Lễ ký kết mua nhà truyền thống—đầy ắp những chiếc bút được chuyền tay quanh bàn họp đông đúc và những cái bắt tay trang trọng—có thể sớm trở thành một di tích của quá khứ. Với xu hướng e-closings ngày càng phổ biến, toàn bộ quy trình mua nhà đang được tái hiện lại theo hướng số hóa cho kỷ nguyên kỹ thuật số. Nhưng chính xác thì điều gì xảy ra khi bạn ký điện tử, và bạn có nên mong đợi hoàn thành mọi thứ ngay từ ghế sofa của mình?

Hiểu về các Giao dịch Mở khóa Nhà điện tử

Về cơ bản, một e-closing là bất kỳ giao dịch thanh toán vay mua nhà nào trong đó ít nhất một tài liệu được ký điện tử thay vì ký bằng mực truyền thống. Định nghĩa tưởng chừng đơn giản này che giấu sự phức tạp về cách ngành bất động sản thích nghi với quy trình làm việc số. Các tài liệu chính trong bất kỳ giao dịch nào—bao gồm giấy cam kết, chuyển nhượng quyền sở hữu, và hợp đồng vay—lịch sử đều yêu cầu chữ ký bằng tay. Các giấy tờ ít quan trọng hơn như bản cáo bạch và thỏa thuận ký quỹ hiện nay thường được xử lý điện tử một cách thường xuyên.

Chữ ký điện tử có nhiều dạng khác nhau tùy thuộc vào nền tảng và quy định của từng bang. Người vay có thể gõ tên của họ, tải lên bản quét chữ ký, hoặc vẽ tên bằng ngón tay trên màn hình cảm ứng, tương tự như ký tại quầy thanh toán. Mỗi phương pháp đều được công nhận như nhau theo pháp luật, miễn là các thủ tục tài liệu phù hợp được tuân thủ.

Ba Mô hình Riêng biệt của E-Closing

Ngành vay mua nhà đã phát triển ba phương pháp chính để thực hiện e-closing, mỗi phương pháp có yêu cầu gặp mặt trực tiếp và mức độ công nghệ khác nhau.

Hybrid closings là mô hình phổ biến nhất hiện nay. Người vay và người công chứng gặp mặt trực tiếp, nhưng thay vì làm việc hoàn toàn với giấy tờ, họ sử dụng máy tính bảng hoặc máy tính để ký điện tử một số tài liệu trong khi xử lý các tài liệu khác theo cách truyền thống. Phương pháp này tạo ra một giải pháp trung hòa—giảm thiểu giấy tờ trong khi vẫn duy trì xác minh trực tiếp.

In-person e-notarization (IPEN) đưa phương pháp số hóa lên một bước cao hơn. Người vay và người công chứng vẫn có mặt cùng nhau, nhưng hầu hết các tài liệu chỉ tồn tại dưới dạng kỹ thuật số. Mọi thứ đều được ký điện tử trên thiết bị, và quá trình công chứng cũng diễn ra kỹ thuật số. Điều này loại bỏ hầu hết việc xử lý giấy tờ trong khi vẫn giữ được lợi ích an ninh của xác minh danh tính trực tiếp.

Remote online notarization (RON) là phương án công nghệ cao nhất. Cả hai bên không gặp mặt trực tiếp; thay vào đó, họ kết nối qua video conference trong khi tất cả các tài liệu đều được ký điện tử và công chứng từ xa. Tuy nhiên, việc áp dụng rộng rãi vẫn còn hạn chế. Tính đến đầu năm 2020, chỉ có 14 bang hợp pháp hóa hoàn toàn RON, và chỉ hai trong năm bang đông dân nhất—Texas và Florida—đã triển khai. California, New York, và Pennsylvania vẫn chưa. COVID-19 đã thúc đẩy một số bang tạm thời nới lỏng các hạn chế, mặc dù nhiều bang vẫn yêu cầu ký giấy truyền thống mặc dù cho phép xác minh công chứng từ xa.

Thật sự xảy ra điều gì trong quá trình một giao dịch điện tử?

Cơ chế của một e-closing khác biệt rõ rệt so với ký truyền thống theo những cách có ý nghĩa. Xác minh danh tính vẫn là yếu tố then chốt, dù bạn gặp mặt trực tiếp hay qua webcam. Trong gặp mặt trực tiếp, bạn thường trình diện giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp. Trong các môi trường từ xa, bạn có thể giữ giấy tờ tùy thân trước camera hoặc trả lời các câu hỏi bảo mật dựa trên lịch sử cá nhân và tài chính của bạn—những chi tiết chỉ bạn mới biết.

Quá trình ký kết không sử dụng mực. Chữ ký “ướt” của bạn trở thành một bản ghi kỹ thuật số, được áp dụng vào các tài liệu điện tử bằng phương pháp mà nền tảng hỗ trợ—gõ bàn phím, vẽ bằng ngón tay, hoặc tải lên hình ảnh. Các hệ thống được thiết kế để cảnh báo các tài liệu chưa hoàn chỉnh trước khi gửi đi, ngăn chặn các trì hoãn do thiếu chữ ký như trong các giao dịch dựa trên giấy tờ.

Toàn bộ quy trình diễn ra nhanh hơn so với các giao dịch truyền thống. Các tài liệu đến tay người vay sớm hơn trong quá trình, cung cấp thêm thời gian xem xét trước khi ký. Điều này giúp giảm thiểu xung đột lịch trình và rút ngắn thời gian giải ngân khoản vay.

Ai hưởng lợi nhiều nhất từ E-Closing

Đối với người vay, lợi ích ngay lập tức không phải là tiện lợi—ít nhất là chưa. Một nghiên cứu của Cục Bảo vệ Tài chính Người tiêu dùng (CFPB) năm 2015 tiết lộ rằng người vay sử dụng công nghệ e-closing thực sự hiểu rõ hơn về các điều khoản vay của họ. Sự kết hợp giữa các công cụ kỹ thuật số và thời gian xem xét tài liệu kéo dài tạo ra các khoảnh khắc giáo dục tự nhiên. Người vay nhận được các bản tiết lộ sớm hơn, có nhiều thời gian để nghiên cứu chúng, và hoàn thành toàn bộ quy trình trong thời gian ngắn hơn.

Đối với các nhà cho vay và dịch vụ vay mua nhà, e-closing mang lại các lợi ích khác nhau. Các tài liệu kỹ thuật số có theo dõi tích hợp cho việc gửi, nhận và xác nhận, tạo ra các dấu vết trách nhiệm mà không thể có với giấy tờ. Chi phí lưu trữ và vận chuyển giảm mạnh. Các hệ thống tự động kiểm tra tính đầy đủ của tài liệu, loại bỏ cơn ác mộng hành chính khi phát hiện thiếu chữ ký sau nhiều tuần kể từ ngày ký.

Những lợi ích về hiệu quả này tích tụ qua hàng trăm giao dịch mỗi năm. Những gì bắt đầu như một giao dịch đơn giản, nhanh chóng nay trở thành tiết kiệm vận hành đáng kể cho các tổ chức tài chính quản lý danh mục vay.

Con đường phía trước cho các Giao dịch Mở khóa Nhà điện tử

Việc áp dụng e-closing phản ánh xu hướng số hóa rộng lớn hơn trong lĩnh vực tài chính. Trong khi công chứng từ xa có thể cuối cùng trở thành tiêu chuẩn, thì hiện tại, cảnh quan còn nhiều hỗn loạn. Sự phân mảnh về quy định giữa các bang có nghĩa là việc “hoàn toàn trực tuyến” mà nhiều người vay hình dung vẫn chưa thực sự khả thi cho phần lớn các giao dịch. Các mô hình hybrid và công chứng trực tiếp sẽ có khả năng chiếm ưu thế trong tương lai gần.

Tuy nhiên, quỹ đạo rõ ràng đang hình thành. Khi nhiều bang cập nhật luật công chứng và cả người vay lẫn nhà cho vay trở nên quen thuộc với chữ ký điện tử, các điểm ma sát trong các giao dịch bất động sản sẽ ngày càng giảm. Giao dịch ký kết trong tương lai có thể hoàn toàn diễn ra trực tuyến—nhưng hiện tại, một mô hình trung gian như e-notarization kết hợp trực tiếp sẽ là giải pháp thực tế giữa truyền thống và số hóa toàn diện.