Khi nào W-2 của bạn sẽ có sẵn? Thời gian, phương thức truy cập và những gì xảy ra nếu nhà tuyển dụng của bạn chậm trễ

Mùa thuế đòi hỏi sự phối hợp cẩn thận của nhiều tài liệu, và mẫu W-2 nằm trong số những tài liệu quan trọng nhất. Dù bạn vừa thay đổi công việc gần đây hoặc đang chờ đợi các báo cáo thuế cuối năm, việc hiểu rõ khi nào bạn có thể mong đợi W-2 của mình có sẵn—và phải làm gì nếu nó bị thiếu—là điều cần thiết để nộp thuế đúng hạn.

Hiểu về W-2: Tài liệu Thuế Hoàn chỉnh của bạn

Trước khi đi vào các mốc thời gian có sẵn, hãy làm rõ thông tin mà mẫu này chứa đựng. W-2, chính thức gọi là Bảng lương và Thuế, là hồ sơ chính thức của nhà tuyển dụng về khoản thù lao hàng năm và các khoản đóng góp thuế của bạn. Cả nhà tuyển dụng và Sở Thuế vụ (IRS) đều nhận được bản sao của tài liệu này.

W-2 của bạn gồm có năm phần quan trọng:

1. Thông tin về Thu nhập. Mẫu ghi rõ tổng số tiền lương, tiền tip, thưởng và các hình thức thu nhập khác bạn kiếm được trong năm thuế.

2. Chi tiết Khấu trừ Thuế Liên bang. Phần này phân tích số thuế thu nhập liên bang mà nhà tuyển dụng đã khấu trừ từ lương của bạn trong suốt năm, dựa trên các lựa chọn W-4 của bạn.

3. Khấu trừ An sinh Xã hội và Medicare. Các khoản này thể hiện đóng góp của bạn cho các quyền lợi An sinh xã hội và Medicare trong tương lai, đảm bảo ghi nhận đúng vào tài khoản của bạn.

4. Khấu trừ Thuế Bang và Địa phương. Nếu bạn làm việc ở khu vực có thuế thu nhập, phần này phản ánh số tiền đã khấu trừ cho các nghĩa vụ đó.

5. Các khoản Khấu trừ và Phúc lợi Trước Thuế. Các khoản đóng góp hưu trí, phí bảo hiểm y tế và các phúc lợi do nhà tuyển dụng tài trợ khác xuất hiện ở đây.

Độ chính xác của mẫu này ảnh hưởng trực tiếp đến tờ khai thuế của bạn, và bất kỳ sai lệch nào giữa W-2 và tờ khai đã nộp sẽ gây ra sự kiểm tra của IRS.

Thời gian có sẵn của W-2: Khi nào nó sẽ đến?

Ngày 31 tháng 1 là hạn chót cứng để W-2 có sẵn. IRS yêu cầu tất cả các nhà tuyển dụng phân phát mẫu W-2 cho nhân viên trước ngày này hàng năm. Nếu ngày 31 tháng 1 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót sẽ kéo dài đến ngày làm việc tiếp theo. Điều này có nghĩa là các nhà tuyển dụng phải gửi dấu bấy hoặc truyền tải các phiên bản điện tử trước hạn này.

Yêu cầu ngày 31 tháng 1 này cung cấp cho nhân viên khoảng 2,5 tháng để xem xét W-2, phát hiện lỗi và nộp tờ khai thuế trước hạn chót ngày 15 tháng 4. Trong thực tế, nhiều nhân viên nhận được W-2 trong vòng vài ngày sau hạn chót, trong khi số khác có thể phải chờ lâu hơn tùy thuộc vào dịch vụ gửi thư hoặc phương thức phân phối của nhà tuyển dụng.

Đối với năm thuế 2024, hạn chót ngày 31 tháng 1 đã qua, vì vậy nếu bạn đang tìm kiếm W-2 của mình, nhà tuyển dụng của bạn có thể đã bỏ lỡ nghĩa vụ pháp lý cung cấp nó.

Cách tìm và truy cập W-2 nếu chưa có sẵn

Nếu bạn chưa nhận hoặc truy cập được W-2 của mình, hãy làm theo các bước sau ngay lập tức:

Bước 1: Xác minh thông tin liên hệ hiện tại của nhà tuyển dụng

Liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc bộ phận lương của nhà tuyển dụng cũ của bạn. Cung cấp địa chỉ gửi thư và email hiện tại để xác nhận họ có đúng thông tin liên hệ của bạn không. Nhiều W-2 bị chậm trễ do địa chỉ cũ còn trong hồ sơ. Yêu cầu bộ phận gửi lại mẫu và cung cấp ngày dự kiến giao hàng.

Bước 2: Kiểm tra cổng thông tin trực tuyến của nhà tuyển dụng

Nhiều nhà tuyển dụng hiện đại cung cấp cổng dịch vụ tự phục vụ cho nhân viên, nơi W-2 có thể tải xuống. Đăng nhập vào hệ thống của nhà tuyển dụng (dùng thông tin đăng nhập khi bạn còn làm việc) và tìm kiếm các tài liệu thuế của bạn. Phương pháp này thường cung cấp truy cập ngay lập tức vào W-2 của bạn thay vì chờ đợi gửi thư vật lý.

Bước 3: Liên hệ IRS để được hỗ trợ trực tiếp

Nếu nhà tuyển dụng của bạn chưa cung cấp W-2 dù bạn đã yêu cầu, IRS có thể can thiệp. Gọi IRS theo số 1-800-829-1040 và chuẩn bị cung cấp:

• Họ tên đầy đủ, địa chỉ hiện tại, số An sinh xã hội và số điện thoại của bạn
• Tên pháp lý, địa chỉ và số điện thoại của nhà tuyển dụng cũ
• Thời gian làm việc của bạn
• Một ước tính về thu nhập dựa trên phiếu lương cuối cùng của bạn

IRS sau đó sẽ liên hệ trực tiếp với nhà tuyển dụng của bạn để bắt buộc họ tuân thủ.

Bước 4: Nộp tờ khai bằng các mẫu thay thế nếu thời gian còn lại ngắn

Với ngày 15 tháng 4 sắp tới, nếu W-2 của bạn vẫn chưa có, bạn có hai lựa chọn:

Lựa chọn A: Yêu cầu gia hạn nộp thuế

Nộp Mẫu 4868 (Đơn xin gia hạn tự động thời gian nộp tờ khai thuế cá nhân của Mỹ) để có thêm sáu tháng để nộp. Tuy nhiên, gia hạn này chỉ hoãn việc nộp—không hoãn việc thanh toán. Ước tính số thuế của bạn dựa trên phiếu lương và thanh toán bất kỳ khoản nào dự kiến trước ngày 15 tháng 4 để tránh phạt và lãi suất. Khi có thêm thời gian, bạn có thể đặt lệnh lấy Bản sao Thu nhập và Lương từ IRS qua tài khoản trực tuyến của mình; bản sao này mô phỏng thông tin W-2 đã báo cáo cho IRS thay mặt bạn. Thường mất đến tháng 6 hoặc tháng 7 để xử lý.

Lựa chọn B: Nộp kèm Mẫu 4852

Bạn có thể nộp tờ khai của mình bằng Mẫu 4852 (Thay thế cho Mẫu W-2, Bảng lương và Thuế) để ước tính chính xác nhất có thể về thu nhập và khấu trừ của bạn. Lưu ý rằng nếu W-2 thực tế của bạn khác biệt đáng kể so với ước tính, bạn sẽ cần nộp tờ khai sửa đổi sau này. Trong các trường hợp phức tạp, tham khảo ý kiến chuyên gia thuế có thể giúp tránh các sai sót tốn kém.

Các hình phạt mà nhà tuyển dụng phải đối mặt vì chậm hoặc thiếu W-2

IRS thực thi các hình phạt nghiêm khắc đối với các nhà tuyển dụng không đáp ứng hạn chót phân phát W-2 hoặc bỏ qua nghĩa vụ nộp của họ hoàn toàn. Cấu trúc hình phạt tính theo từng mẫu và từng người nhận, không giới hạn tổng thể.

Đối với năm 2024, lịch trình phạt là:

• Chậm tối đa 30 ngày: $60 theo mẫu
• Chậm từ 31 ngày đến ngày 1 tháng 8: $120 theo mẫu
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 theo mẫu
• Có ý định cố ý bỏ qua: $630 theo mẫu

Để minh họa tác động tài chính: một công ty có 10 nhân viên gửi W-2 vào tháng 9 sẽ phải trả $310 nhân số mẫu nhân viên( nhân với mức phạt theo mẫu, ví dụ: )tổng cộng 6.200 đô la$620 . Lãi suất cộng dồn trên các khoản phạt này, khiến việc tuân thủ ít tốn kém hơn nhiều so với không tuân thủ.

Tại sao việc W-2 có sẵn lại quan trọng đối với việc nộp thuế của bạn

Hiểu rõ khi nào W-2 của bạn sẽ có sẵn giúp bạn lên kế hoạch chuẩn bị thuế và tránh phải vội vàng vào phút chót. Bằng cách biết ngày 31 tháng 1 là mục tiêu, bạn có thể theo dõi thư và email vào đầu tháng 2, hành động nếu nó không đến, và đảm bảo bạn có tất cả các tài liệu cần thiết trước hạn chót ngày 15 tháng 4. Dù bạn chọn nộp ngay hay yêu cầu gia hạn, việc có thông tin W-2—từ tài liệu thực tế hoặc qua các phương pháp đã mô tả—là nền tảng để báo cáo thuế chính xác và tránh các thư từ của IRS.