Майстерність роботи з чековими платежами: все, що потрібно знати про написання, індосамент і внесення чеків

Незважаючи на зростання популярності цифрового банкінгу та додатків для peer-to-peer платежів, чеки залишаються фундаментальним інструментом у сучасних фінансах. Чи то оплата рахунків, отримання зарплати або ведення офіційних транзакцій, розуміння правильного написання чека — важливий навик банкінгу, який не слід ігнорувати.

Розуміння ключових ідентифікаторів вашого чека

Перед тим, як взятися за ручку, ознайомтеся з трьома важливими номерами, які з’являються на кожному друкованому чеку. Ці ідентифікатори важливі як для написання чеків, так і для проведення онлайн-транзакцій.

Розрахунковий номер банку слугує унікальним ідентифікатором вашої фінансової установи у банківській системі. Цей дев’ятизначний код відрізняє ваш банк від тисяч інших і необхідний для будь-яких електронних переказів.

Ваш індивідуальний номер рахунку з’являється на чеку і позначає ваш конкретний поточний рахунок у системі банку. Це персоналізований номер, який гарантує, що кошти будуть спрямовані на правильний рахунок.

Кожен чек у вашій книжці має послідовний номер чека. Ви помітите, що він з’являється двічі — у верхньому правому куті та поруч із вашим номером рахунку. Ця нумерація допомагає відслідковувати платежі та підтримувати організовані записи.

Покроковий процес написання чека

Правильне написання чека допомагає уникнути затримок платежів і захищає від шахрайства. Ось що потрібно зробити:

Починаємо з дати: у верхньому правому куті запишіть дату, коли ви видаєте чек. Це повідомляє отримувачу, коли ви затвердили платіж, і створює чіткий хронологічний запис.

Визначення отримувача: у рядку “Pay to the Order of” напишіть точну назву особи, бізнесу або організації, яка отримує платіж. Перевірте правильність написання заздалегідь — помилки тут ускладнюють обробку платежу.

Числова сума: у полі праворуч напишіть суму платежу цифрами. Розмістіть цю суму ближче до лівого краю поля, щоб запобігти додаванню цифр шахраями та завищенню суми.

Написання суми словами: під рядком отримувача пропишіть суму повністю словами. Наприклад, “One hundred thirteen dollars and 97/100” замість просто цифр. Банки надають юридичну перевагу письмовій сумі у разі розбіжностей між цифрами і словами.

Додатковий коментар (опційно, але рекомендується): використовуйте цей простір для зазначення цілі платежу — ваш номер рахунку за комунальні послуги, референс-номер для платежів постачальнику або будь-які деталі, що допоможуть вам відстежити транзакцію пізніше.

Ваш підпис: підпишіть чек у нижньому правому рядку, використовуючи ту ж підпис, що і у банку. Цей підпис затверджує платіж і робить чек юридично дійсним. Без нього чек не може бути оброблений.

Практичний приклад: оплата електроенергії

Розглянемо реальний сценарій. Припустимо, ABC Electric надіслав вам рахунок із сумою $113.97. У їхньому рахунку вказано, що потрібно оплатити чековим платежем.

Ви напишете дату відправлення — скажімо, 1 липня 2022 — у верхньому правому куті. У рядку отримувача напишіть “ABC Electric” точно так, як у рахунку. У полі суми введіть “$113.97”, а під ним пропишіть “One hundred thirteen dollars and 97/100”. Багато комунальних компаній вимагають вказати ваш номер рахунку у рядку для нотаток — перевірте інструкції у рахунку. Після перевірки всіх деталей підпишіть чек і надішліть його разом із необхідними документами.

Основні правила безпеки при написанні чеків

Захист від шахрайства вимагає свідомих заходів на кожному кроці.

Завжди використовуйте ручку, а не олівець — чорнило запобігає стиранню та підробкам. Ніколи не підписуйте порожні чеки або не залишайте пробіли, куди можна вставити додаткову інформацію пізніше. Не виписуйте чеки “на готівку”, оскільки їх може зняти будь-хто. Найголовніше — не підписуйте чек, доки не заповнили ім’я отримувача та суму.

Ведення детальних записів так само важливе. Чи то традиційний реєстр чеків, електронна таблиця або програма для бюджету — фіксуйте номер чека, дату, отримувача, опис транзакції та суму. Це створює паперовий слід і допомагає виявити помилки під час щомісячної звірки.

Запис та звірка чеків

Щоб залишатися організованим, потрібно відслідковувати кожен виписаний чек. Записуйте важливу інформацію — номер чека, дату, ім’я отримувача, короткий опис транзакції та суму — у зручну для вас систему. Це стане безцінним при звірці щомісячної виписки з банком.

Звірка банківських операцій (або балансування чекової книжки) гарантує, що всі транзакції враховані, і дає точне уявлення про баланс рахунку. Порівнюйте реєстр чеків із банківською випискою, відзначаючи, які чеки вже проведені, а які ще в очікуванні. Це щомісячне перевіряння допомагає уникнути овердрафтів і виявити шахрайство на ранніх стадіях.

Підписання чеків, які ви отримуєте

Коли хтось надсилає вам чек, його потрібно підписати перед внесенням або зняттям готівки. Підпис служить доказом, що ви — отримувач, і дозволяє банку обробити чек.

Порожній підпис — просто підписати своє ім’я на звороті чека. Це найпоширеніший спосіб, але найменш безпечний — будь-хто, хто має підписаний чек, може спробувати його зняти.

Для безпечнішого підпису напишіть “For Deposit Only to Account Number [ваш номер]” і підписуйте нижче. Це обмежує використання чека лише для внесення і додає рівень безпеки. Ідеально — підписати чек безпосередньо перед внесенням, а не одразу при отриманні.

Підпис третьої сторони дозволяє передати чек іншій особі без попереднього внесення. Ви напишете “Pay to the Order of [ім’я особи]” і підпишете. Однак не всі банки приймають цей спосіб, тому перед використанням уточніть у банку отримувача.

Якщо ви вносите чек через мобільний банкінг, деякі установи вимагають спеціальну фразу, наприклад, “For Mobile Deposit To [назва банку]”. Перевірте вимоги у додатку або зверніться до служби підтримки.

Бізнес-підписи мають підписувати уповноважені представники компанії і повинні містити назву компанії, підпис уповноваженої особи, її посаду та будь-які обмеження, наприклад, “For Deposit Only”.

Для чеків, виписаних на кількох отримувачів, правила залежать від формулювання. Якщо чек каже “Jane and John Doe”, обидва мають підписати. Якщо “Jane or John Doe”, підписати може будь-хто з них.

Різні способи внесення чеків

Ви можете обрати зручний спосіб внесення чеків на рахунок.

Особисте внесення залишається популярним. Відвідайте місцевий відділ банку, підпишіть чек і подайте його касиру. Ви скажете, що хочете внести гроші (готівкою або на рахунок) або заповните депозитний бланк. Не забудьте взяти посвідчення особи, наприклад, водійські права.

Автоматичні машини (ATM) підтримують внесення чеків у багатьох банках. Спершу підпишіть чек, вставте картку та PIN-код і слідуйте інструкціям на екрані. Деякі АТМ вимагають використання конверта для внесення.

Мобільне внесення стає все популярнішим. За допомогою додатку банку виберіть рахунок для внесення, введіть суму, сфотографуйте передню і задню сторону чека і підтвердіть. Зберігайте оригінал чека до підтвердження, що кошти зараховані, а потім безпечно знищіть його.

Замовлення нових чеків

Коли запаси закінчуються, замовити нові — просто. Багато банків пропонують безкоштовні перші чеки при відкритті рахунку; далі зазвичай потрібно платити за додаткові замовлення.

Увійдіть у свій банківський акаунт онлайн або відвідайте відділення для замовлення. Деякі банки мають опції замовлення у меню обслуговування клієнтів або в налаштуваннях рахунку. Також можна скористатися сторонніми постачальниками чеків, але потрібно надати номер рахунку, розрахунковий номер, назву банку та початковий номер чеків.

При замовленні тримайте під рукою існуючий чек — він містить усю необхідну інформацію. Вартість чеків залежить від постачальника та дизайну, від базових особистих чеків до повністю індивідуальних.

Спеціальні ситуації

Написання чека на себе цілком легальне і може слугувати альтернативним способом зняття готівки або переказу грошей між рахунками. Просто напишіть своє ім’я у рядку отримувача.

Постдатовані чеки (з датою у майбутньому) зазвичай є легальними, хоча закони різняться залежно від штату. Деякі використовують їх для ранніх платежів або через недостатність коштів на момент написання.

Чеки для IRS вимагають додаткової інформації. Включіть своє ім’я, адресу, номер телефону вдень, номер соціального страхування або EIN, податковий рік і номер відповідної форми або повідомлення. Зробіть чек на ім’я “U.S. Treasury”, а не IRS безпосередньо.

Основні висновки

Оволодіння навиком правильного написання чека — разом із правильним підписанням і внесенням — забезпечить гладкий і безпечний процес ваших транзакцій. Дотримуючись цих правил, ведучи точний облік і залишаючись пильним щодо шахрайства, ви захистите свої фінанси і збережете контроль над своїм поточним рахунком. Хоча цифрові платежі домінують у сучасному банкінгу, чеки залишаються цінним інструментом у вашому фінансовому арсеналі.