Повний посібник з правильного заповнення чеків: все, що вам потрібно знати

У сучасному світі цифрового банкінгу чек може здаватися застарілим, але він залишається легітимним і іноді необхідним способом оплати. Чи то ви оплачуєте рахунки, отримуєте доходи або ведете бізнесові операції, розуміння того, як правильно писати число на чеку, є ключовим для забезпечення гладкого та безпечного процесу платежів.

Основи: Три важливі ідентифікатори чека

Перед заповненням будь-якого чека вам потрібно ознайомитися з трьома основними числовими кодами, які з’являються на кожному чеку:

Routing Number - цей дев’ятизначний ідентифікатор належить вашому банку і використовується для спрямування коштів під час транзакцій. Вам знадобиться цей номер для онлайн-переводів та фінансових операцій.

Account Number - цей унікальний код представляє ваш конкретний поточний рахунок і відрізняє його від інших рахунків, які ви можете мати.

Check Number - кожен окремий чек має свій послідовний номер, який відображається як у верхньому правому куті, так і поруч із вашим номером рахунку.

Виконання процесу написання чека

Успішне заповнення чека вимагає уваги до деталей і дотримання певної послідовності. Ось що потрібно зробити:

Дата - поставте сьогоднішню дату у верхньому правому куті. Цей штамп повідомляє отримувачу, коли був здійснений платіж, і служить орієнтиром для ваших записів.

Інформація про отримувача - у рядку “Pay to the Order of” напишіть точну назву особи, бізнесу або організації, яка отримує платіж. Попередньо перевірте правильність написання, щоб уникнути затримок у обробці.

Числовий сумовий - введіть суму у доларах у відведеному полі праворуч на чекові. Розмістіть цю цифру якомога ближче до лівого краю поля, щоб запобігти вставленню додаткових цифр і завищенню суми шахраями.

Письмова сума - під рядком отримувача пропишіть суму словами. Для платежу у $243.26 напишіть “Two hundred forty-three dollars and 26/100”. Ця письмова версія має перевагу в законодавчому плані у разі розбіжностей.

Меморіальний рядок - використовуйте цей необов’язковий розділ для нотаток щодо платежу. Для оплати комунальних послуг або податкових платежів тут корисно зазначити ваш номер рахунку або ідентифікаційний номер для відстеження.

Підпис - підпишіть чек у нижньому правому куті. Без вашого підпису чек не має юридичної сили — це ваша офіційна згода на переказ зазначеної суми отримувачу.

Практичний приклад: оплата рахунку за електроенергію

Уявімо, що вам потрібно оплатити рахунок вашого електропостачальника. У вашому рахунку зазначена сума $113.97 для ABC Electric. Ваш чек буде виглядати так:

• Дата: 1 липня 2024
• Отримувач: ABC Electric
• Числова сума: $113.97
• Письмова сума: One hundred thirteen dollars and 97/100
• Меморіал: Account #12345 (або будь-який ідентифікатор, який вимагає компанія)
• Підпис: Ваша авторизована підпис

Відправте цей заповнений чек за адресою, зазначеною у вашому рахунку.

Основні практики управління чеками

Документування транзакцій - ведіть запис кожного чека, який ви виписуєте, будь то у традиційному реєстрі, таблиці або банківському додатку. Включайте номер чека, дату, ім’я отримувача, опис транзакції та суму. Це створює аудиторський слід для ваших фінансів.

Реконциляція та перевірка балансу - порівнюйте свої записи чеків із щомісячною банківською випискою. Цей процес допомагає переконатися, що всі транзакції враховані, і дає ясність щодо вашого фінансового стану.

Заходи запобігання шахрайству - захищайте себе, виписуючи чеки лише чорнилом постійної дії, щоб уникнути стирання. Ніколи не підписуйте порожні чеки і не робіть їх платіжними “готівкою”. Уникайте залишати порожні місця, куди можна вставити додаткові цифри. Ніколи не endorsуйте чек перед додаванням отримувача та суми. Ці заходи значно зменшують ризик шахрайства з чеками.

Отримання та внесення чеків

Коли ви отримуєте чек від іншої сторони, endorsement є обов’язковим перед доступом до коштів.

Процес endorsement - на звороті чека знайдіть спеціальну зону для вашого підпису. Підпишіть своє ім’я точно так, як воно зазначене на передньому рядку отримувача. Якщо ваше ім’я неправильно написане, спершу підпишіться з неправильною орфографією, потім — з правильною.

Доступні методи endorsement:

Порожній endorsement - просто підпишіть зворотній бік. Це найшвидше, але найменш безпечне, оскільки будь-хто може зняти готівку з непідписаного порожнього чека.

Захищений endorsement - напишіть “For Deposit Only to Account Number [ваш номер]” і підпишіться. Це обмежує використання лише для вашого вказаного рахунку.

Передача третій стороні - напишіть “Pay to the Order of [ім’я отримувача]” і підпишіться. Не всі банки приймають цей метод, тому перед використанням перевірте.

Мобільне внесення - деякі установи вимагають позначку “For Mobile Deposit To [Назва банку]” для депозитів через додаток.

Методи внесення

Відвідування фізичного відділення - принесіть підписаний чек і дійсний документ, зверніться до касира і вкажіть, що потрібно зробити — депозит або зняття готівки.

Автоматичний банкомат - більшість банкоматів приймають депозити чеків. Спершу endorsement, потім слідуйте інструкціям на екрані. Деякі машини вимагають використання конверта.

Мобільний банкінг - сфотографуйте обидві сторони підписаного чека, введіть суму і підтвердіть через додаток вашого банку. Зберігайте фізичний чек до появи коштів на рахунку.

Отримання нових чеків

Коли запас закінчується, замовте заміну через кілька каналів:

Онлайн-замовлення - зайдіть на сайт або в додаток вашого банку, знайдіть розділ обслуговування рахунків і дотримуйтесь інструкцій. Вам знадобляться номер рахунку, routing number і бажаний початковий номер чеків.

Безпосередньо у банку - відвідайте місцеве відділення або зателефонуйте службі підтримки для оформлення замовлення.

Треті постачальники - незалежні компанії з друку чеків пропонують послуги замовлення, іноді за конкурентними цінами. Вам потрібно надати банківські дані, щоб чек містив правильний routing і номер рахунку.

Вартість чеків залежить від дизайну та постачальника. Багато банків надають безкоштовні чеки при відкритті рахунку, але заміни зазвичай коштують грошей.

Часті питання

Постдатовані чеки - зазвичай легальні (перевірте закони вашої штату), ці чеки мають майбутню дату. Використовуйте їх для авансових платежів або очікування достатніх коштів.

Платежі до IRS - включайте ваше ім’я, адресу, номер телефону, номер соціального страхування, податковий рік і номер форми/повідомлення. Зробіть чек платіжним “U.S. Treasury” (не IRS) і надсилайте за адресою, зазначеною у податкових документах.

Депозити через ATM - багато установ дозволяють це. Вставте картку, введіть PIN і слідуйте інструкціям. Спершу переконайтеся, що ваш банк підтримує цю послугу.

Самостійні платежі - написати чек собі цілком законно — це альтернативний спосіб зняти готівку або переказати між рахунками.

Оволодіння цими основами роботи з чеками — знання, як правильно писати число на чеку, техніка правильного endorsement і безпечні методи внесення — зміцнює вашу банківську компетентність і захищає ваші фінансові інтереси в умовах дедалі більшої безготівкової економіки.