Коли буде доступний ваш W-2? Термін, способи доступу та що трапиться, якщо ваш роботодавець затримає

Податковий сезон вимагає ретельної координації кількох документів, і форма W-2 належить до найважливіших. Чи нещодавно ви змінили роботу або очікуєте свої річні податкові декларації, розуміння, коли слід очікувати доступності вашої W-2, і що робити, якщо її немає, є необхідним для своєчасної подачі.

Розуміння W-2: Ваш повний податковий документ

Перш ніж перейти до термінів доступності, давайте з’ясуємо, яку інформацію містить ця форма. W-2, офіційно відома як Звіт про заробітну плату та податки, є офіційним записом вашого роботодавця про вашу річну компенсацію та податкові внески. Копії цієї документації отримують як ваш роботодавець, так і Служба внутрішніх доходів (IRS).

Ваш W-2 містить п’ять ключових розділів:

1. Інформація про компенсацію. У формі наведені ваші загальні заробітки, чайові, бонуси та інші види доходів, отриманих протягом податкового року.

2. Деталі федерального утримання податків. Цей розділ розбиває федеральний податок на доходи, який ваш роботодавець утримав із ваших зарплат протягом усього року, на основі ваших виборів у формі W-4.

3. Відрахування на соціальне страхування та Medicare. Ці рядки показують ваші внески для майбутніх виплат соціального страхування та Medicare, забезпечуючи правильне зарахування на ваш рахунок.

4. Державне та місцеве утримання податків. Якщо ви працювали у юрисдикції з податками на доходи, ця частина відображає суми, утримані для цих зобов’язань.

5. Передоподаткові відрахування та пільги. Внески до пенсійних фондів, страхові внески на медичне страхування та інші пільги, що надаються роботодавцем, тут відображаються.

Точність цієї форми безпосередньо впливає на вашу податкову декларацію, і будь-які розбіжності між вашим W-2 і поданою декларацією спричинять перевірку IRS.

Термін доступності W-2: коли вона має з’явитися?

31 січня — це жорсткий крайній термін для доступності W-2. IRS вимагає, щоб усі роботодавці розповсюджували форми W-2 працівникам до цієї дати щороку. Якщо 31 січня припадає на вихідний або святковий день, термін переноситься на наступний робочий день. Це означає, що роботодавці повинні або поставити штамп на поштових відправленнях, або передати електронні версії до цієї дати.

Цей вимоговий термін 31 січня дає працівникам приблизно 2,5 місяці для перегляду свого W-2, виявлення помилок і подання податкових декларацій до дедлайну 15 квітня. На практиці багато працівників отримують свій W-2 протягом кількох днів після терміну, тоді як інші можуть чекати довше через поштову доставку або метод розповсюдження роботодавця.

Для податкового року 2024 цей крайній термін уже минув, тому якщо ви зараз шукаєте свій W-2, ваш роботодавець міг уже пропустити свою юридичну обов’язковість його надати.

Як знайти та отримати доступ до вашого W-2, якщо він ще недоступний

Якщо ви ще не отримали або не маєте доступу до свого W-2, виконайте ці кроки негайно:

Крок 1: Перевірте, чи ваш роботодавець має актуальні контактні дані

Зверніться безпосередньо до відділу кадрів або бухгалтерії вашого попереднього роботодавця. Надішліть їм свою актуальну поштову адресу та електронну пошту, щоб переконатися, що вони мають правильні контакти. Багато затримок з W-2 виникає через застарілі адреси у файлі. Попросіть їх повторно надіслати форму та повідомити приблизний термін доставки.

Крок 2: Перевірте онлайн-кабінет вашого роботодавця

Багато сучасних роботодавців пропонують портали для самостійного обслуговування працівників, де можна завантажити W-2. Увійдіть у систему (з використанням облікових даних, що були у вас під час роботи) і шукайте свої податкові документи. Цей спосіб часто дає миттєвий доступ до W-2 без очікування фізичної поштової доставки.

Крок 3: Зверніться до IRS для прямої допомоги

Якщо ваш роботодавець не надав W-2, незважаючи на ваші запити, IRS може втрутитися. Телефонуйте за номером 1-800-829-1040 і будьте готові надати:

• ваше повне ім’я, актуальну адресу, номер соціального страхування та номер телефону
• юридичну назву, адресу та номер телефону вашого колишнього роботодавця
• дати працевлаштування
• приблизний дохід на основі останнього платіжного відомості

IRS зв’яжеться з вашим роботодавцем безпосередньо, щоб примусити його виконати обов’язки.

Крок 4: Подайте декларацію за допомогою альтернативних форм, якщо час підтискає

З наближенням 15 квітня у вас є два варіанти, якщо ваш W-2 ще недоступний:

Варіант А: Подати заявку на продовження терміну

Подайте Форму 4868 (Заява про автоматичне продовження строку подання федеральної податкової декларації), щоб отримати додаткові шість місяців для подання. Однак це продовження лише відтерміновує подання — не оплату. Оцініть свій податковий зобов’язання за допомогою платіжних відомостей і сплатіть будь-який очікуваний платіж до 15 квітня, щоб уникнути штрафів і пені. Коли з’явиться більше часу, замовте Витяг про заробітки та доходи через ваш онлайн-акаунт IRS; цей витяг відтворює інформацію з W-2, яку IRS отримала від вашого імені. Обробка зазвичай триває до червня або липня.

Варіант Б: Подати з формою 4852

Ви можете подати декларацію, використовуючи Форму 4852 (Замість форми W-2, Звіт про заробітки та податки), щоб максимально точно оцінити свій дохід і утримання. Зверніть увагу, що якщо ваш фактичний W-2 суттєво відрізнятиметься від ваших оцінок, вам доведеться подати виправлену декларацію пізніше. Для складних ситуацій консультація з податковим фахівцем допоможе уникнути дорогих помилок.

Які штрафи несуть роботодавці за затримку або відсутність W-2?

IRS суворо контролює роботодавців, які не дотримуються термінів розповсюдження W-2 або ігнорують свої обов’язки щодо подання. Структура штрафів залежить від кількості форм і кількості днів затримки, без обмеження за сумою.

Для 2024 року штрафи становлять:

• До 30 днів затримки: $60 за форму
• З 31 дня до 1 серпня: $120 за форму
• Після 1 серпня або якщо не подано взагалі: $310 за форму
• Навмисне ігнорування: $630 за форму

Щоб проілюструвати фінансовий вплив: компанія з 10 працівниками, що надсилає W-2 у вересні, заплатить $310 множина на 2 (одна форма для IRS, по одній кожному працівнику), тобто $620 за кожного працівника. З 10 працівниками загальний штраф становитиме $6,200. Пеня нараховується додатково до цих штрафів, тому недотримання термінів значно дорожче, ніж їх дотримання.

Чому важливо знати про доступність W-2 для вашої податкової декларації

Розуміння, коли ваш W-2 буде доступний, допомагає планувати підготовку податкової декларації і уникнути останньої хвилини. Знаючи, що 31 січня — це ваша цільова дата, ви можете слідкувати за поштою та електронною поштою на початку лютого, вжити заходів, якщо вона не надійшла, і переконатися, що у вас є всі необхідні документи до дедлайну 15 квітня. Чи то подання одразу, чи подання з продовженням, наявність вашої інформації з W-2 — або з реального документа, або з описаних вище способів — є основою для точного звітування та уникнення кореспонденції з IRS.