Коли компанії повинні надсилати W-2? Терміни IRS, вимоги та що станеться, якщо вони пропустять їх

Сезон податків приносить стрес для всіх — але якщо ви роботодавець, тиск включає дотримання суворих термінів, встановлених IRS. Одне з критичних зобов’язань: надіслати форми W-2 працівникам до визначеної дати. Якщо ви — працівник, який чекає на цю форму, або власник бізнесу, який цікавиться своїми обов’язками щодо подання, ось що вам потрібно знати.

Жорсткий термін: що насправді каже закон

IRS чітко визначив: усі роботодавці повинні надіслати форми W-2 працівникам до 31 січня наступного року. Для доходів за 2023 рік це означало, що крайній термін — 31 січня 2024. Якщо ця дата припадає на вихідний або святковий день, термін автоматично переноситься на наступний робочий день.

Це стосується кожного роботодавця в Америці — без винятків. Чи ви надіслали форми поштою, чи електронною поштою, вони повинні бути з датою поштового штемпеля або доставлені до цієї дати. Чому 31 січня? Це дає працівникам рівно 2,5 місяці для збору документів і подання своїх декларацій до дедлайну 15 квітня.

Компанії, які пропускають цей термін, — це не просто неорганізовані — вони порушують федеральне законодавство.

Що таке W-2: яку інформацію він містить

Перш ніж перейти до термінів і штрафів, давайте з’ясуємо, що таке W-2. Форма W-2, офіційно називається Звіт про заробітки та податки, — це документ, який роботодавці використовують, щоб повідомити IRS (та своїм працівникам), скільки хтось заробив і які податки були утримані.

Ваш W-2 містить:

• Ваші загальні заробітки за рік — зарплата, оклад, чайові, бонуси та будь-які інші виплати
• Утриманий федеральний податок на доходи з ваших зарплат відповідно до вашого вибору W-4
• Внески до соціального страхування та Medicare, які сплатили ви і ваш роботодавець, і які враховуються у ваші майбутні виплати
• Місцеві та штатні податки, якщо застосовно
• Інші утримання та внески до передподаткових рахунків, наприклад, страхові внески або внески до пенсійних планів

IRS отримує копію. Ви отримуєте копію. І інформація має збігатися з тим, що ви вказали у своїй податковій декларації — якщо ні, IRS зв’яжеться з вами.

Чому роботодавці пропускають терміни (І як це виправити)

Життя трапляється. Системи зарплатних платок збоять. HR-відділи перевантажені у періоди активності. Але ось у чому справа: жодних виправдань для IRS це не приймає. Термін є незмінним.

Якщо ви — працівник і не отримали свій W-2 наприкінці лютого, не панікуйте одразу — пошта повільніша за електронну пошту. Але якщо вже весна, а ви все ще його не маєте, вживайте заходів.

Перший крок: Зв’яжіться безпосередньо з HR або платіжним відділом вашого колишнього роботодавця. Попросіть їх повторно надіслати його на вашу поточну адресу (ваш W-2 міг бути надісланий на стару адресу, якщо ви переїхали). Запитайте приблизний час отримання.

Другий крок: Перевірте, чи ваш роботодавець пропонує онлайн-доступ. Багато компаній тепер зберігають W-2 у захищених порталах для працівників, де їх можна завантажити миттєво. Увійдіть і завантажте свою копію, якщо вона доступна.

Третій крок: Якщо компанія ігнорує вас, незважаючи на ваші спроби, зателефонуйте до IRS за номером 1-800-829-1040. Майте під рукою свій номер соціального страхування, назву та контактну інформацію роботодавця, дати працевлаштування і приблизний дохід з останнього платіжного відомості. IRS знайде вашого роботодавця і вимагатиме форму.

Останній варіант: Якщо час підходить до 15 квітня, у вас є дві опції. Подайте заявку на шести місяців продовження, використовуючи форму 4868, або подайте декларацію зараз, використовуючи форму 4852 (Замість форми W-2) з вашою найкращою оцінкою доходів і податків. Просто пам’ятайте, що якщо ваша оцінка суттєво відрізняється від фактичного W-2, який надійде пізніше, вам доведеться виправляти декларацію.

Фінансові наслідки: скільки коштують штрафи роботодавцям

Тут компанії починають платити реальні гроші. IRS не просто нагадує — вони накладають зростаючі штрафи за кожну форму, яка не подана або подана з запізненням. Обмежень за загальною сумою штрафів немає.

Для форм за 2024 рік структура штрафів така:

• До 30 днів після терміну: $60 за форму
• З 31 дня до 1 серпня: $120 за форму
• Після 1 серпня або якщо форма не подана взагалі: $310 за форму
• Навмисне ігнорування вимог щодо подання: $630 за форму

Обчислимо. Припустимо, середня компанія з 10 працівниками повністю пропустила час надсилання W-2 і надіслала їх лише у вересні. Ось що вони винні:

Кожен W-2 має два штрафи — один за копію IRS, один за копію працівника. Це всього 20 форм $310 по ( = $6,200 штрафів лише за це. Додайте відсотки, які IRS автоматично додає ), і компанія може заборгувати понад $7,000.

Компанія з 50 працівниками, яка зробила ту ж помилку? Тепер мова йде про понад $31,000 у загальних штрафах.

Штраф стає ще більшим, якщо IRS доведе, що роботодавець навмисно ігнорував свої обов’язки — це штраф у $630 за форму, що миттєво перетворює борг у $6,200 на $12,600.

Чому це важливо не лише через гроші

Так, штрафи болючі. Але є й інше. Коли роботодавці не надсилають форми W-2:

• Працівники не можуть своєчасно подати податкові декларації, що може спричинити їхні власні штрафи
• IRS має документи, що дохід був отриманий, але офіційного запису про його подання — червоний прапор для аудиту
• Бізнеси отримують репутацію неорганізованих, що впливає на найм і утримання співробітників
• Повторні порушення можуть призвести до аудиту IRS і додаткових перевірок

Основне для всіх

Для роботодавців: Коли потрібно надсилати W-2? 31 січня — без винятків. Запишіть це у календар. Пропуск цього терміну коштує тисячі штрафів і відсотків, шкодить відносинам з працівниками і привертає увагу IRS. Встановіть внутрішні дедлайни на середину січня, щоб мати час на підготовку.

Для працівників: Якщо ви не отримали свій W-2 до середини лютого, починайте дзвонити. Не чекайте до 1 квітня. Чим раніше ви його знайдете, тим більше часу у вас буде для правильного подання.

Термін подання W-2 — це не якась випадкова дата — це юридична вимога з реальними наслідками для обох сторін. Роботодавці, які її дотримуються, уникають головного болю. Працівники, які слідкують за відсутніми формами, уникають податкових катастроф. Всі виграють.