Мастерство работы с чековыми платежами: все, что нужно знать о написании, инкассации и депонировании чеков

Несмотря на рост цифрового банкинга и приложений для peer-to-peer платежей, чеки остаются фундаментальным инструментом в современной финансовой системе. Будь то оплата счетов, получение зарплаты или ведение официальных транзакций, умение правильно заполнить чек — важный навык, который не стоит игнорировать.

Понимание ключевых идентификаторов вашего чека

Прежде чем взять ручку, ознакомьтесь с тремя важными номерами, которые присутствуют на каждом напечатанном чеке. Эти идентификаторы важны как для заполнения чеков, так и для проведения онлайн-транзакций.

Номер маршрутизации банка служит уникальным идентификатором вашего финансового учреждения в банковской системе. Этот девятизначный код отличает ваш банк от тысяч других и необходим для любых электронных переводов, которые вы можете инициировать.

Ваш индивидуальный номер счета отображается на чеке и представляет собой ваш конкретный текущий счет в системе банка. Этот персонализированный номер гарантирует, что средства будут зачислены на правильный счет.

Каждый чек в вашем блокноте содержит последовательный номер чека. Вы заметите, что он появляется дважды — один раз в верхнем правом углу и снова рядом с вашим номером счета. Эта нумерация помогает отслеживать платежи и вести организованные записи.

Пошаговая инструкция по заполнению чека

Правильное заполнение чека помогает избежать задержек платежа и защитить вас от мошенничества. Вот что нужно сделать:

Начинаем с даты: В верхнем правом углу укажите дату, когда вы выписываете чек. Это сообщает получателю, когда вы авторизовали платеж, и создает четкую временную метку для ваших записей.

Определение получателя: На строке с надписью “Pay to the Order of” напишите точное имя лица, компании или организации, получающей платеж. Проверьте правильность написания заранее — ошибки могут усложнить обработку платежа.

Числовая сумма: В правом поле напишите сумму платежа цифрами. Расположите сумму ближе к левому краю поля, чтобы злоумышленники не могли добавить цифры и увеличить сумму.

Запись суммы прописью: Ниже строки получателя полностью пропишите сумму в долларах словами. Например, “One hundred thirteen dollars and 97/100” вместо чисел. Банки при возникновении разногласий приоритет отдают написанной сумме.

Добавление примечания (опционально, но рекомендуется): Используйте это место для указания цели платежа — ваш номер счета за коммунальные услуги, номер заказа для поставщика или любые детали, которые помогут вам позже отслеживать транзакцию.

Ваша подпись: Подпишите чек в нижней правой части, используя ту же подпись, что и в банке. Эта подпись подтверждает авторизацию платежа и делает чек юридически действительным. Без подписи чек не может быть обработан.

Практический пример: оплата счета за электроэнергию

Рассмотрим реальный сценарий. Предположим, ABC Electric выставляет вам счет на сумму $113.97. В их счете указано, что платеж нужно отправить по почте чеком.

Вы напишете дату отправки — скажем, 1 июля 2022 — в верхнем правом углу. В строке получателя напишите “ABC Electric” точно так, как указано в счете. В поле суммы укажите “$113.97”, а ниже пропишите “One hundred thirteen dollars and 97/100”. Многие коммунальные компании требуют указать ваш номер счета в строке примечания — проверьте ваш счет на наличие этой инструкции. После проверки всех данных подпишите чек и отправьте его вместе с необходимыми документами.

Основные меры безопасности при заполнении чеков

Защита от мошенничества с чеками требует осознанных мер предосторожности на каждом этапе.

Всегда используйте ручку, а не карандаш — чернила предотвращают стирание и изменение данных. Никогда не подписывайте пустой чек заранее или не оставляйте пробелов, куда можно вставить дополнительную информацию позже. Не выписывайте чеки “на наличные”, так как любой, у кого есть подписанный чек, может его обналичить. Самое важное — не подписывать чек, пока не заполнили имя получателя и сумму.

Ведение подробных записей также важно. Используйте традиционный чековый регистр, таблицы или программное обеспечение для бюджета, чтобы фиксировать номер чека, дату, получателя, описание транзакции и сумму. Это создаст бумажный след и поможет обнаружить ошибки при ежемесячной сверке.

Запись и сверка чеков

Чтобы оставаться организованным, нужно отслеживать каждый выписанный чек. Записывайте важную информацию — номер чека, дату, имя получателя, краткое описание транзакции и сумму — в выбранной вами системе. Такой привычке будет очень полезно при сверке ежемесячных банковских выписок.

Сверка банка (или балансировка чековой книги) гарантирует, что все транзакции учтены и дает точное представление о вашем остатке. Сравнивайте ваш чековый регистр с выпиской банка, отмечая, какие чеки прошли, а какие еще в ожидании. Этот ежемесячный контроль помогает избежать overdraft и выявить мошенничество на ранней стадии.

Подпись чеков, полученных вами

Когда кто-то присылает вам чек, его нужно подписать перед внесением в депозит или обналичиванием. Подпись служит подтверждением, что вы — получатель, и дает банку право обработать чек.

Пустая подпись — это просто подпись на обратной стороне чека. Это самый распространенный, но и самый менее безопасный способ — любой, у кого есть подписанный чек, может попытаться его обналичить.

Для безопасной подписи напишите “For Deposit Only to Account Number [ваш номер]” и подпишите ниже. Это ограничит использование чека только для депозита и добавит уровень безопасности. Лучше всего подписывать чек непосредственно перед внесением, а не сразу после получения.

Подпись третьей стороны позволяет передать чек другому лицу без внесения в депозит сначала. Для этого напишите “Pay to the Order of [Имя получателя]” и подпишите. Однако не все банки принимают такой способ, поэтому предварительно уточните у банка получателя.

Если вы делаете депозит через мобильный банкинг, некоторые учреждения требуют специальную формулировку, например, “For Mobile Deposit To [Название банка]”. Проверьте требования в приложении банка или обратитесь в службу поддержки.

Подписи для бизнеса должны быть выполнены уполномоченным представителем компании и включать название компании, подпись уполномоченного, его должность и любые ограничения, например, “For Deposit Only”.

Для чеков, выписанных на несколько получателей, правила зависят от формулировки. Если чек говорит “Jane and John Doe”, оба должны подписать его. Если “Jane or John Doe”, подпись может поставить любой из них.

Различные способы внесения чека

Вы можете выбрать удобный способ внесения чека на ваш счет.

Личное внесение остается популярным. Посетите отделение банка, подпишите чек и предъявите его кассиру. Вы можете сказать, что хотите внести наличные или сделать депозит, или заполнить депозитную квитанцию. Не забудьте взять удостоверение личности, например, водительское удостоверение.

Автоматические терминалы (ATM) позволяют делать депозиты, если ваш банк поддерживает такую функцию. Сначала подпишите чек, вставьте дебетовую карту и PIN-код, следуйте инструкциям на экране. Некоторые банкоматы требуют использовать конверт для депозита.

Мобильные депозиты становятся все более популярными. Через приложение банка выберите счет для депозита, введите сумму, сфотографируйте переднюю и заднюю стороны чека и отправьте. Сохраните оригинал чека до тех пор, пока не убедитесь, что средства зачислены, и затем безопасно уничтожьте его.

Заказ новых чеков

Когда запасы заканчиваются, заказать новые — просто. Многие банки предоставляют первые чековые книжки бесплатно при открытии счета; далее обычно платите за дополнительные заказы.

Войдите в свой онлайн-банк или посетите отделение для заказа. Некоторые банки включают опцию заказа чеков в меню обслуживания клиентов или управления счетами. Также можно воспользоваться сторонними поставщиками чеков, указав номер счета, номер маршрутизации, название банка и начальный номер чеков.

При заказе держите под рукой существующий чек — он содержит всю необходимую информацию. Стоимость чеков зависит от поставщика и сложности дизайна, от простых личных чеков до полностью индивидуальных.

Особые ситуации

Написание чека на себя — полностью легально и может служить альтернативой снятию наличных или переводам между счетами. Просто укажите свое имя в строке получателя.

Постдатированные чеки (с датой в будущем) — обычно допустимы, хотя законы в разных штатах могут отличаться. Некоторые используют их для оплаты заранее или при недостатке средств на момент написания.

Чеки для IRS требуют дополнительной информации помимо стандартных данных. Включите ваше имя, адрес, номер телефона, номер социального страхования или EIN, налоговый год и номер связанной формы или уведомления. Сделайте чек payable на “U.S. Treasury”, а не на IRS.

Основные выводы

Освоение правильного заполнения чеков — вместе с правильным их подписанием и внесением — обеспечивает гладкое и безопасное проведение транзакций. Следуя этим рекомендациям, ведя аккуратные записи и будучи бдительным к мошенничеству, вы защитите свои финансы и сохраните контроль над своим текущим счетом. Несмотря на доминирование цифровых платежных методов, чеки остаются ценным инструментом в вашем финансовом арсенале.