Срок получения формы W-2: что вам нужно знать

2025-12-26 07:19:50

Когда ожидать свою форму W-2 — один из самых распространённых вопросов в налоговый сезон. Если вы уволились в любой момент в течение налогового года, ваш бывший работодатель обязан по закону предоставить вам этот важный документ — независимо от обстоятельств вашего ухода. Понимание сроков и знание, что делать, если ваша W-2 не пришла вовремя, поможет вам без проблем подать налоговую декларацию и избежать штрафов.

Понимание формы W-2 и её назначения

Прежде чем перейти к срокам, важно понять, что именно вы ожидаете. Форма W-2, официально называемая «Заявление о заработной плате и налогах», — основной документ, который работодатели используют для отчёта о заработной плате и компенсациях как для сотрудников, так и для Налоговой службы США (IRS). Ваша W-2 служит официальной записью ваших годовых доходов и удержанных налогов.

Форма содержит несколько ключевых данных, которые напрямую влияют на вашу налоговую декларацию:

Информация о компенсации — ваша W-2 показывает общую сумму заработка, чаевых и других выплат, полученных за налоговый год.

Удержания налогов — документ указывает сумму федерального подоходного налога, удержанного работодателем из вашей зарплаты на основе ваших выборов в W-4. Также показываются взносы в Social Security и Medicare, за которые начисляются будущие пособия.

Информация о налогах штата и местных налогах — при необходимости, ваша W-2 включает удержанные налоги штата и местных налогов с ваших доходов.

Дополнительные льготы — форма может содержать сведения о взносах в пенсионные планы, предналоговые взносы на медицинское страхование и другие льготы для сотрудников.

IRS сверяет информацию, которую работодатели указывают в формах W-2, с тем, что вы заявляете в своей налоговой декларации. Несовпадения вызывают запросы IRS, поэтому точность очень важна.

Когда ожидать свою W-2: официальный срок

IRS строго регулирует сроки отправки, чтобы у сотрудников было достаточно времени подготовить декларации. Работодатели должны поставить почтовый штамп или отправить электронно все формы W-2 до 31 января следующего года. Если 31 января приходится на выходной или праздничный день, срок автоматически переносится на следующий рабочий день.

Для налогового года 2023 все работодатели должны были отправить W-2 до 31 января 2024. Для доходов 2024 года — до 31 января 2025. Этот срок специально установлен значительно раньше срока подачи налоговой декларации 15 апреля, чтобы у сотрудников было примерно два с половиной месяца на сбор документов и подачу.

Стоит отметить, что отправка с почтовым штампом до 31 января не означает доставку именно в этот день. Вещи, отправленные обычной почтой, могут прибыть спустя несколько дней после даты штампа. Электронная доставка обычно достигает получателя в течение нескольких дней.

Что делать, если ваша W-2 не пришла

Если к середине февраля вы всё ещё не получили свою W-2, действуйте. Вот систематический подход:

Шаг 1: Свяжитесь с отделом кадров или бухгалтерией вашего бывшего работодателя

Начните с обращения напрямую в отдел кадров или бухгалтерию — они отвечают за выдачу W-2. Вежливо запросите форму и подтвердите свой текущий почтовый адрес и электронную почту. Если вы переехали после увольнения, ваша W-2 могла быть отправлена по старому адресу. Попросите назвать предполагаемую дату получения и запросите дубликат, если нужно.

Шаг 2: Получите W-2 онлайн

Многие современные работодатели предоставляют безопасные онлайн-порталы, где сотрудники могут скачать свою W-2 в электронном виде. Если ваш бывший работодатель предлагает такую услугу, войдите в систему, используя свои учетные данные, и скачайте форму сразу. Это часто исключает задержки по почте.

Шаг 3: Обратитесь за помощью в IRS

Если прямой контакт не помог, можно обратиться в IRS. Позвоните по номеру 1-800-829-1040 и объясните, что ваш бывший работодатель не предоставил вам W-2, несмотря на ваши запросы. Имейте под рукой следующую информацию:

Полное имя, адрес, номер социального страхования и телефон
Название, адрес и телефон вашего бывшего работодателя
Даты работы
Оценку вашего годового дохода и удержанных налогов (ссылку на ваш последний платежный чек у этого работодателя)

IRS свяжется с вашим бывшим работодателем от вашего имени и запросит недостающий документ.

Шаг 4: Используйте транскрипт доходов и заработка

Если до 15 апреля вы всё ещё не получили W-2, можете создать онлайн-аккаунт в IRS и заказать транскрипт доходов и заработка. Этот транскрипт показывает всю информацию о доходах и налогах, которую работодатель сообщил IRS на ваше имя. Обработка может занять до июня или июля, но документ содержит те же данные, что и ваша W-2.

Подача декларации без W-2

Если время поджимает, у вас есть два варианта:

Запросить продление подачи

Заполните форму 4868, чтобы запросить отсрочку на шесть месяцев. Это переносит срок подачи примерно на середину октября, но не отсрочит срок уплаты налогов. Вы всё равно должны заплатить налоги до 15 апреля, если ожидаете меньший возврат, чем должны. Рассчитайте предполагаемый налог с помощью платежных чеков и оплатите его в оригинальный срок.

Подача с помощью формы 4852

Форма 4852, «Замена формы W-2», позволяет подать декларацию с оценочными данными о доходах и удержаниях. Будьте точны в своих оценках, руководствуясь платежными чеками. Если позже ваша настоящая W-2 покажет значительно другие цифры, вам потребуется исправить декларацию. Обращение к налоговому специалисту поможет обеспечить точность.

Финансовые последствия: что происходит, если работодатели пропускают срок

Работодатели сталкиваются с растущими штрафами за несвоевременную отправку W-2 или их отсутствие. IRS начисляет штрафы за каждую форму — за копию, отправленную в IRS, и за каждую копию сотруднику. Общий лимит штрафов отсутствует.

Текущая структура штрафов (2024 формы):

За формы, отправленные с опозданием до 30 дней: $60 за форму
За формы, отправленные с 31 дня до 1 августа: $120 за форму
За формы, отправленные после 1 августа или не отправленные вовсе: $310 за форму
За преднамеренное игнорирование требований: $630 за форму

Например, компания с 10 сотрудниками, которая не отправит W-2 до сентября, заплатит по $310 за каждую просроченную форму, а поскольку каждый сотрудник получит копию, а IRS — свою, сумма штрафа составит $620 за каждого сотрудника. В сумме это — $6,200 без учета процентов. IRS добавляет проценты к штрафам, что делает финансовую нагрузку значительной.

Эта структура штрафов стимулирует работодателей соблюдать срок 31 января и обеспечивает сотрудников необходимыми документами для правильной и своевременной подачи налогов.

Посмотреть Оригинал

На этой странице может содержаться сторонний контент, который предоставляется исключительно в информационных целях (не в качестве заявлений/гарантий) и не должен рассматриваться как поддержка взглядов компании Gate или как финансовый или профессиональный совет. Подробности смотрите в разделе «Отказ от ответственности» .