Полное руководство по правильному заполнению чека: все, что вам нужно знать

В современном мире цифрового банкинга чек может показаться устаревшим, однако он остается законным и иногда необходимым способом оплаты. Будь то оплата счетов, получение дохода или ведение бизнес-транзакций, правильное написание суммы на чеке имеет решающее значение для обеспечения гладкого и безопасного процесса платежа.

Основы: Три ключевых идентификатора чека

Перед заполнением любого чека необходимо ознакомиться с тремя основными числовыми кодами, которые присутствуют на каждом чеке:

Routing Number - Этот девятизначный идентификатор принадлежит вашему банку и используется для направления средств при транзакциях. Он необходим для онлайн-переводов и финансовых операций.

Account Number - Этот уникальный код представляет ваш конкретный текущий счет и отличает его от других ваших счетов.

Check Number - Каждый отдельный чек имеет свой порядковый номер, отображаемый в верхнем правом углу и рядом с номером вашего счета.

Процесс заполнения чека

Успешное заполнение чека требует внимания к деталям и соблюдения определенной последовательности. Вот что нужно сделать:

Дата - Укажите сегодняшнюю дату в верхнем правом углу. Этот штамп сообщает получателю, когда был выписан платеж, и служит ориентиром для ваших записей.

Информация о получателе - В строке “Pay to the Order of” напишите точное имя лица, компании или организации, получающей платеж. Проверьте правильность написания заранее, чтобы избежать задержек в обработке.

Числовая сумма - Введите сумму в долларах в выделенное поле справа. Расположите число как можно левее внутри поля, чтобы предотвратить вставку дополнительных цифр и увеличение суммы мошенниками.

Письменная сумма - Ниже строки получателя пропишите сумму словами. Например, для платежа в $243.26 напишите “Two hundred forty-three dollars and 26/100”. Эта письменная версия имеет юридическую силу в случае разногласий.

Мемо-строка - По желанию используйте этот раздел для записи деталей платежа. Для оплаты коммунальных услуг или налоговых платежей здесь указывается ваш номер счета или идентификатор, что облегчает отслеживание.

Подпись - Подпишите чек в нижнем правом углу. Без вашей подписи чек недействителен — это ваше официальное согласие перевести указанную сумму получателю.

Практический пример: Оплата счета за электроэнергию

Представьте, что вам нужно оплатить счет вашему электропоставщику. В вашем счете указана сумма $113.97 для ABC Electric. Ваш чек будет выглядеть так:

• Дата: 01 июля 2024
• Получатель: ABC Electric
• Числовая сумма: $113.97
• Письменная сумма: One hundred thirteen dollars and 97/100
• Мемо: Account #12345 (или любой идентификатор, запрошенный компанией)
• Подпись: Ваша авторизованная подпись

Отправьте этот заполненный чек по адресу, указанному в вашем счете.

Важные практики управления чеками

Документирование транзакций - Ведите учет каждого выписанного вами чека, будь то традиционный журнал, таблица или банковское приложение. Указывайте номер чека, дату, имя получателя, описание транзакции и сумму. Это создаст аудиторский след для ваших финансов.

Сверка и проверка баланса - Сравнивайте записи чеков с ежемесячной выпиской банка. Этот процесс помогает убедиться, что все транзакции учтены, и дает ясность относительно вашего финансового положения.

Меры предотвращения мошенничества - Защищайте себя, выписывая чеки только перманентными чернилами, чтобы избежать стирания. Никогда не подписывайте пустые чеки или делайте их платежными “наличными”. Не оставляйте пустых мест, куда могут вставить дополнительные цифры. Никогда не подписывайте чек до добавления получателя и суммы. Эти меры значительно снижают риск мошенничества с чеками.

Получение и депонирование чеков

При получении чека от другого лица обязательна его инкассация перед доступом к средствам.

Процесс инкасации - На обратной стороне чека есть выделенная зона для вашей подписи. Подпишите ваше имя точно так же, как оно указано на лицевой стороне. Если ваше имя написано с ошибкой, сначала подпишитесь с неправильным написанием, затем — с правильным.

Доступные методы инкасации:

Пустая инкасация - Просто подпишите обратную сторону. Быстро, но менее безопасно, так как любой может обналичить неподписанный чек.

Безопасная инкасация - Напишите “For Deposit Only to Account Number [ваш номер]” и подпишитесь. Это ограничит использование только вашим счетом.

Передача третьему лицу - Напишите “Pay to the Order of [имя получателя]” и подпишитесь. Не все банки принимают этот метод, уточняйте заранее.

Мобильная инкасация - Некоторые учреждения требуют указания “For Mobile Deposit To [название банка]” для депозитов через приложение.

Методы депонирования

Физический визит в отделение - Возьмите подписанный чек и удостоверение личности, предъявите их кассиру и укажите сумму депозита или наличных.

Автоматический терминал (ATM) - Большинство банкоматов принимают депозиты чеков. Сначала подпишите чек, затем следуйте инструкциям на экране. Некоторые требуют использования конверта.

Мобильное приложение банка - Сделайте фотографии обеих сторон подписанного чека, введите сумму и отправьте через приложение банка. Сохраните физический чек до появления средств на счете.

Получение новых чеков

Когда запасы истощаются, закажите замену через различные каналы:

Онлайн-заказ - Войдите на сайт или в приложение вашего банка, найдите раздел обслуживания счетов и следуйте инструкциям по заказу. Вам понадобятся номер счета, маршрутный номер и желаемый начальный номер чеков.

Обслуживание в отделении банка - Посетите местное отделение или позвоните в службу поддержки для оформления заказа.

Третьи стороны - Независимые компании по печати чеков предлагают услуги заказа, иногда по конкурентным ценам. Вам потребуется предоставить данные вашего банка для правильного указания маршрута и номера счета.

Стоимость чеков зависит от сложности дизайна и поставщика. Многие банки предоставляют бесплатные чеки при открытии счета, но за замену обычно взимается плата.

Часто задаваемые вопросы

Чеки с будущей датой - Обычно считаются законными (проверьте законы вашего штата), такие чеки имеют будущую дату. Используйте их при отправке авансового платежа или ожидании достаточных средств.

Платежи в IRS - Включайте ваше имя, адрес, номер телефона, номер социального страхования, налоговый год и номер формы/уведомления. Выписывайте чеки на “U.S. Treasury” (не IRS) и отправляйте по адресу, указанному в налоговой документации.

Депозиты через ATM - Многие учреждения позволяют это. Вставьте карту, введите PIN и следуйте подсказкам. Уточняйте, есть ли такая услуга в вашем банке.

Самостоятельные платежи - Выписка чека себе полностью законна — это альтернативный способ снятия наличных или перевода между счетами.

Освоение этих основ работы с чеками — умение точно писать сумму, правильное оформление и безопасное депонирование — укрепит ваши навыки в банкинге и защитит ваши финансы в условиях все более безналичной экономики.