Понимание формы W-2: Ваш полный гид по ведомостям о заработной плате и налогах

Когда наступает налоговый сезон, ваша форма W-2 становится одним из самых важных документов в процессе подачи декларации. Этот «Отчет о заработной плате и налогах» содержит подробную информацию о ваших годовых доходах и удержанных налогах — все необходимые данные для правильного заполнения налоговой декларации. Будь то первый раз, когда вы готовите налоговую отчетность, или вы делаете это уже много раз, понимание содержания этой формы и способов её использования может избавить вас от головной боли и возможных проблем с IRS.

Что именно такое W-2?

W-2 — это по сути официальный документ вашего работодателя о вашем вознаграждении и удержанных налогах за год. Помимо заработной платы, он фиксирует взносы на медицинское страхование, оплаченные вашим работодателем, и любые пособия по уходу за иждивенцами, которые вы получали.

Ваш работодатель обязан предоставить вам этот документ и отправить соответствующие копии в Администрацию социального обеспечения (Social Security Administration) до конца каждого налогового года. Как получатель формы W-2, вы обязаны указать весь этот доход при подаче декларации. Если у вас было несколько работ за год, вы получите отдельную форму W-2 для каждой из них.

Суммы удержаний, указанные в форме, напрямую влияют на ваш налоговый результат. Когда сумма удержанных налогов превышает фактическую сумму, которую вы должны заплатить, IRS возвращает разницу. В противном случае, при недостаточном удержании, вам придется доплатить при подаче декларации. IRS проводит автоматические проверки всех заявленных доходов по формам W-2, поэтому расхождения между вашей формой и декларацией могут привести к задержкам или проверкам.

Таймлайн: когда и как работодатели должны отправить вашу W-2

Работодатели обязаны предоставить формы W-2 сотрудникам не позднее 31 января каждого года, либо в электронном виде, либо по обычной почте. Этот срок обычно дает вам достаточно времени до стандартного срока подачи налоговой декларации — 15 апреля.

Однако, если ваша форма W-2 не поступила вовремя, не думайте, что ваш работодатель всё уладит за вас. Выполните следующие шаги:

Свяжитесь сначала с отделом кадров. Большинство проблем с отсутствием W-2 связаны с простыми ошибками — неправильным почтовым адресом, адресом электронной почты или ошибками при вводе данных. Проверьте, есть ли у вашего работодателя актуальные контактные данные.

Запросите транскрипт у IRS, если потребуется. Если ваш работодатель не может найти вашу W-2, обратитесь напрямую в IRS через их инструмент Get Transcript или позвоните по номеру 800-908-9946. Онлайн-запросы поступают быстрее, чем по почте.

Подайте заявку на продление срока. Если приближается день подачи декларации, а ваша W-2 еще не получена, подайте заявку на продление срока подачи.

Оцените доход и подайте с помощью формы 4852. В крайних случаях, когда вы не можете получить вашу W-2 вовремя, оцените свой доход и удержания, используя форму 4852, а затем исправьте декларацию, как только получите настоящие документы.

Разбор каждого поля вашей W-2

Понимание того, что означает каждый раздел формы, помогает точно перенести информацию в налоговую декларацию и проверить правильность данных.

Поля A — F содержат идентификационные данные: название и адрес вашего работодателя, их EIN и идентификатор штата, а также ваш номер социального страхования.

Поле 1 показывает ваши общие заработки, чаевые и другие виды вознаграждения за год.

Поле 2 указывает сумму федерального налога, удержанного из вашей зарплаты.

Поле 3 отражает заработки, облагаемые налогом на социальное обеспечение, а поле 4 показывает сумму налога на социальное обеспечение, фактически удержанного.

Поле 5 отображает заработки, облагаемые налогом на Medicare, а поле 6 — удержанный налог на Medicare.

Поле 7 сообщает о чаевых, которые вы раскрыли работодателю и которые облагаются налогом на социальное обеспечение. Поле 8 показывает чаевые, распределенные работодателем.

Поле 9 обычно пустое — оно раньше отслеживало налоговую льготу, которая больше не действует.

Поле 10 сообщает о полученных пособиях по уходу за иждивенцами. Поле 11 показывает выплаты из вашего облагаемого налогом плана отсроченных компенсаций работодателя.

Поле 12 содержит прочие доходы, заявленные в IRS, такие как взносы в 401(k), каждый с кодом согласно инструкциям IRS по форме W-2.

Поле 13 фиксирует выплаты, не облагаемые налогом на доходы, в частности взносы работодателя в пенсионные планы.

Поле 14 предназначено для дополнительной информации, которая не попала в другие разделы, например, взносы в профсоюз или расходы на страхование по инвалидности.

Поля 15 — 20 содержат данные о налогах штата, показывают, какие заработки облагаются налогом штата и общую сумму удержанных налогов штата.

Подача W-2 вместе с налоговой декларацией

Чтобы включить вашу W-2 в налоговую декларацию, перенесите информацию в форму 1040. Можно ввести данные вручную или электронно. Многие популярные программы для налоговой отчетности позволяют импортировать данные W-2 напрямую из вашего платежного провайдера, что значительно ускоряет процесс.

Часто задаваемые вопросы о форме W-2

Получаю ли я W-2 автоматически?
Обычно вы получите W-2, если заработали как минимум $600 у работодателя. Однако, если из вашей зарплаты были удержаны налоги, вы получите его независимо от суммы заработка.

Я потерял свою W-2 — что делать?
Запросите дубликат у отдела кадров или работодателя. Если это невозможно, обратитесь в IRS за заменой.

Чем отличается W-2 от W-4?
W-4 — это форма, которую вы заполняете как сотрудник, чтобы указать работодателю, сколько налогов удерживать из каждой зарплаты. W-2 — это документ, который ваш работодатель предоставляет, показывающий фактический доход и удержания за год.

В чем разница между W-2 и 1099?
Формы W-2 сообщают о доходах сотрудника, по которым работодатели удерживают налоги. Форма 1099-NEC сообщает о доходах независимых подрядчиков, которые сами управляют своими налогами.