Когда будет доступен ваш W-2? Сроки, способы получения и что произойдет, если ваш работодатель задержит

Налоговый сезон требует тщательной координации нескольких документов, и форма W-2 занимает одно из ключевых мест. Независимо от того, сменили ли вы недавно работу или ожидаете годовые налоговые отчёты, понимание того, когда следует ожидать доступности вашей формы W-2 — и что делать, если она отсутствует — важно для своевременной подачи.

Понимание W-2: ваш полный налоговый документ

Прежде чем перейти к срокам доступности, давайте уточним, какую информацию содержит эта форма. W-2, официально известная как Wage and Tax Statement, служит официальной записью вашего работодателя о вашей ежегодной компенсации и налоговых взносах. Копии этого документа получают как ваш работодатель, так и Налоговая служба США (IRS).

Ваша форма W-2 включает пять важных разделов:

1. Информация о компенсации. В этом разделе указаны ваши общие заработки, чаевые, бонусы и другие виды доходов за налоговый год.

2. Детали федеральных удержаний. Этот раздел разбирает сумму федерального подоходного налога, удержанного вашим работодателем из ваших зарплат в течение всего года, исходя из ваших выборов в форме W-4.

3. Взносы в социальное обеспечение и Medicare. Эти строки показывают ваши взносы в будущие пособия по социальному обеспечению и Medicare, обеспечивая правильное зачисление на ваш счёт.

4. Удержания по налогам штата и местным налогам. Если вы работали в юрисдикции с налогами на доходы, эта часть отражает суммы, удержанные для этих обязательств.

5. До налоговых вычетов и льгот. В этом разделе указаны взносы в пенсионные фонды, страховые взносы на здоровье и другие льготы, предоставляемые работодателем.

Точность этого документа напрямую влияет на вашу налоговую декларацию, и любые расхождения между вашей W-2 и поданной декларацией привлекут внимание IRS.

Сроки доступности W-2: когда она должна прийти?

31 января — жесткий крайний срок для получения W-2. IRS требует, чтобы все работодатели разослали формы W-2 своим сотрудникам к этой дате каждый год. Если 31 января приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день. Это означает, что работодатели должны либо поставить штамп на отправленных по почте копиях, либо передать электронные версии до этого срока.

Этот требуемый срок 31 января даёт сотрудникам примерно 2,5 месяца на проверку своей W-2, выявление ошибок и подачу налоговых деклараций до дедлайна 15 апреля. На практике многие получают свою W-2 в течение нескольких дней после этого срока, в то время как другие могут ждать дольше из-за почтовых задержек или метода распространения работодателя.

Для налогового года 2024 этот срок уже прошёл, поэтому, если вы сейчас ищете свою W-2, ваш работодатель, возможно, уже пропустил свой юридический обязательство по её предоставлению.

Как найти и получить свою W-2, если она ещё недоступна

Если вы ещё не получили или не получили доступ к своей W-2, выполните эти шаги немедленно:

Шаг 1: Проверьте, есть ли у вашего работодателя актуальные контактные данные

Обратитесь напрямую в отдел кадров или бухгалтерию вашего предыдущего работодателя. Предоставьте актуальный почтовый адрес и email, чтобы подтвердить, что у них есть правильные контактные данные. Многие задержки W-2 связаны с устаревшими адресами в базе данных. Попросите повторно отправить форму и уточните предполагаемую дату доставки.

Шаг 2: Проверьте онлайн-портал вашего работодателя

Многие современные работодатели предлагают порталы для сотрудников, где можно скачать W-2. Войдите в систему (используя учетные данные, когда вы работали) и найдите свои налоговые документы. Этот способ зачастую обеспечивает мгновенный доступ к вашей W-2 без ожидания физической почты.

Шаг 3: Обратитесь в IRS за прямой помощью

Если ваш работодатель не предоставил W-2 несмотря на ваши запросы, IRS может вмешаться. Позвоните в IRS по номеру 1-800-829-1040 и подготовьте следующую информацию:

• Полное имя, текущий адрес, номер социального страхования и телефон
• Юридическое название, адрес и телефон вашего бывшего работодателя
• Даты работы
• Оценочный доход на основе вашего последнего платежного чека

IRS свяжется с вашим работодателем напрямую, чтобы потребовать исполнения обязательств.

Шаг 4: Подайте декларацию с помощью альтернативных форм, если время поджимает

Если приближается 15 апреля, у вас есть два варианта, если ваша W-2 всё ещё недоступна:

Вариант А: Запросить продление срока подачи

Подайте Форму 4868 (Заявление о автоматическом продлении срока подачи налоговой декларации физического лица США), чтобы получить дополнительные шесть месяцев на подачу. Однако это продление только отсрочит подачу — не оплату. Оцените свой налоговый обязательство по платежам, исходя из ваших платежных чеков, и оплатите предполагаемую сумму до 15 апреля, чтобы избежать штрафов и процентов. После получения дополнительного времени закажите транскрипт доходов и заработка (Wage and Income Transcript) через ваш онлайн-аккаунт IRS; этот транскрипт содержит информацию, аналогичную W-2, переданную IRS от вашего имени. Обработка обычно занимает до июня или июля.

Вариант Б: Подайте с помощью формы 4852

Вы можете подать декларацию, используя Форму 4852 (Замена формы W-2, Wage and Tax Statement), чтобы максимально точно оценить свой доход и удержания. Учтите, что если ваша фактическая W-2 значительно отличается от ваших оценок, вам потребуется подать исправленную декларацию позже. В сложных случаях рекомендуется проконсультироваться с налоговым специалистом, чтобы избежать дорогостоящих ошибок.

Какие штрафы несут работодатели за задержку или отсутствие W-2?

IRS строго наказывает работодателей, которые не соблюдают сроки распространения W-2 или игнорируют свои обязательства по подаче. Структура штрафов зависит от количества форм и получателей, без лимита по сумме.

На 2024 год штрафы следующие:

• До 30 дней после срока: $60 за форму
• От 31 дня до 1 августа: $120 за форму
• После 1 августа или не подана вообще: $310 за форму
• Умышленное игнорирование: $630 за форму

Для иллюстрации: компания с 10 сотрудниками, отправляющая W-2 в сентябре, заплатит $310 умноженное на 2 (за каждую форму, то есть по одной форме для каждого сотрудника), итого $620 за работника. При 10 сотрудниках общий штраф составит $6,200. Проценты начисляются сверху, что делает несоблюдение требований значительно дороже, чем соблюдение.

Почему важна доступность W-2 для вашей налоговой подачи

Понимание, когда ваша W-2 будет доступна, помогает планировать подготовку налогов и избегать спешки в последний момент. Зная, что 31 января — ваш целевой срок, вы можете следить за почтой и электронной почтой в начале февраля, предпринимать действия, если она не пришла, и иметь все необходимые документы до дедлайна 15 апреля. Будь то немедленная подача или запрос продления, наличие информации из вашей W-2 — либо из самого документа, либо через описанные выше методы — является основой для точной налоговой отчетности и избегания уведомлений IRS.