Понимание сроков подачи формы W-2: когда отправляются формы W-2 и что происходит, если ваш работодатель задерживается

2025-12-26 03:52:35

Налоговый сезон приносит множество обязательств как для работодателей, так и для сотрудников, и одним из самых важных документов, который вам потребуется, является форма W-2. Если вы сменили работу в течение налогового года, ваш бывший работодатель остается ответственным за предоставление этого важного отчета о заработной плате. Но когда отправляются формы W-2 и какие последствия ждут работодателей за пропуск этих сроков?

Законный срок: когда отправляются формы W-2?

Федеральный закон устанавливает жесткий срок — 31 января — для отправки форм W-2 всем текущим и бывшим сотрудникам. Если 31 января приходится на выходной или праздничный день, срок автоматически переносится на следующий рабочий день. Для налогового года 2023 это означало, что все формы W-2 должны были быть отправлены по почте или переданы в электронном виде до 31 января 2024 года.

Этот график дает сотрудникам примерно 2,5 месяца на сбор документов и подготовку налоговых деклараций до срока подачи 15 апреля. Когда работодатели соблюдают этот график, работники получают достаточное время для подготовки к своим ежегодным налоговым обязательствам.

Разбор формы W-2: какая информация в ней содержится

Форма W-2 (официально — форма W-2, Заявление о заработной плате и налогах) служит официальной записью, которую работодатели предоставляют как сотрудникам, так и IRS, подробно указывая компенсацию и удержания налогов.

Основные компоненты включают:

Общая сумма компенсации: Зарплата, чаевые и другие доходы за календарный год
Удержанный федеральный налог: Совокупный федеральный налог, удержанный работодателем из зарплаты на основе ваших выборов в W-4
Взносы в социальное обеспечение и Medicare: Суммы налогов на фонд оплаты труда, финансирующие ваше будущее право на социальное обеспечение и Medicare
Удержания по штатным и местным налогам: В случае необходимости — суммы, удержанные по штатным и местным налогам на доходы
Дополнительные льготы и вычеты: Взносы в пенсионные планы, страховые взносы на здоровье, финансируемые через предналоговые вычеты, и другие квалифицированные дополнительные льготы

Точность этой формы напрямую влияет на подачу вашей налоговой декларации. Любые расхождения между заявленным доходом и информацией из W-2 вызовут переписку с IRS и возможные сложности.

Что делать, если вы не получили свою форму W-2

Для тех, кто подает декларацию в 2024 году, срок 31 января уже прошел. Если ваша форма W-2 еще не получена, выполните следующие шаги по порядку:

Шаг 1: Свяжитесь с отделом кадров или бухгалтерией вашего бывшего работодателя

Обратитесь напрямую в отдел кадров или бухгалтерию — они отвечают за выдачу W-2. Уточните ваш текущий почтовый или электронный адрес, так как формы, отправленные по устаревшим адресам, не будут доставлены. Запросите предполагаемую дату получения документа.

Шаг 2: Проверьте возможность электронного доступа

Многие работодатели сейчас предоставляют W-2 через защищенные онлайн-порталы. Если такая возможность есть, войдите с помощью своих учетных данных и скачайте форму сразу.

Шаг 3: Обратитесь в IRS

После исчерпания контактов с работодателем позвоните в IRS по номеру 1-800-829-1040. Будьте готовы предоставить:

ваше имя, адрес, номер социального страхования и контактную информацию
название, адрес и телефон вашего бывшего работодателя
даты работы и предполагаемый доход по последней платежной ведомости

IRS затем свяжется с вашим бывшим работодателем и потребует недостающую форму.

Шаг 4: Подайте декларацию без недостающей формы W-2 (при необходимости)

Если к 15 апреля у вас не будет формы W-2:

Вариант А — запросить продление: подайте форму 4868, чтобы получить дополнительные шесть месяцев на подачу декларации. Однако это продление не отсрочит уплату налогов. Рассчитайте предполагаемый налог и оплатите его до 15 апреля, используя платежные ведомости. После получения большего времени закажите транскрипцию доходов и заработной платы (Wage and Income Transcript) через ваш онлайн-аккаунт IRS, которая обычно приходит в течение 6-8 недель.

Вариант Б — подача по форме 4852: эта заменяющая форма позволяет вам примерно оценить доходы и удержания. Учтите, что существенные расхождения между вашими оценками и фактической формой W-2 потребуют подачи исправленной декларации позже.

Если вы не уверены в правильности заполнения, рекомендуется обратиться к налоговому специалисту.

Штрафы работодателей за задержку или непредставление W-2

IRS строго следит за соблюдением работодателями требований по отчетности. Если работодатели не предоставляют формы W-2 вовремя или не подают их вовсе, за каждую форму начисляются штрафы — один для IRS и отдельные для каждого сотрудника.

Структура штрафов 2024:

До 30 дней после срока: $60 за форму
От 31 дней до 1 августа: $120 за форму
После 1 августа или не подана вообще: $310 за форму
Намеренное игнорирование: $630 за форму

Эти штрафы суммируются. Например, компания с 10 сотрудниками, которая подает формы в сентябре, заплатит $310 за форму × 2 (IRS + копии для сотрудников = $6,200 всего штрафа, не считая процентов, которые увеличивают итоговую сумму.

Такая структура создает сильные финансовые стимулы для работодателей соблюдать обязательство по сроку 31 января, а отсутствие лимитов по штрафам означает, что нарушения могут стоить значительных денег.

Почему своевременное получение формы W-2 важно для вашей налоговой отчетности

Получение формы W-2 до 31 января исключает неопределенность при подаче и предотвращает сложности, связанные с отчетностью по предполагаемым доходам. Когда форма W-2 приходит своевременно, вы можете точно заполнить федеральные и штатные декларации и сдать их до 15 апреля без необходимости продлений или использования заменяющих форм.

Для сотрудников, сменивших работодателя в середине года или работавших на нескольких должностях, важно правильно скоординировать получение нескольких форм W-2 для полной точности налоговой декларации. Активное взаимодействие с работодателями и знание своих вариантов помогают избежать ситуации, когда недостающая форма W-2 мешает своевременной подаче налоговой декларации.

Посмотреть Оригинал

На этой странице может содержаться сторонний контент, который предоставляется исключительно в информационных целях (не в качестве заявлений/гарантий) и не должен рассматриваться как поддержка взглядов компании Gate или как финансовый или профессиональный совет. Подробности смотрите в разделе «Отказ от ответственности» .