Compreender o Formulário W-2: O Seu Guia Completo para Declarações de Salários e Impostos

Quando chega a época de declarar impostos, o seu formulário W-2 torna-se um dos documentos mais críticos no seu processo de declaração. Este “Relatório de Rendimentos e Impostos” contém informações detalhadas sobre os seus ganhos anuais e retenções de impostos — todos dados essenciais para preencher uma declaração de impostos precisa. Quer esteja a preparar os impostos pela primeira vez ou já o tenha feito várias vezes, compreender o que está neste formulário e como utilizá-lo pode evitar dores de cabeça e potenciais complicações com o IRS.

O que exatamente é um W-2?

O W-2 é, essencialmente, o registo oficial do seu empregador sobre a sua remuneração e os impostos que foram retidos dos seus salários ao longo do ano. Para além dos salários, documenta as contribuições para o seguro de saúde que o seu empregador cobriu e quaisquer benefícios de cuidado de dependentes que recebeu.

O seu empregador tem uma obrigação legal de fornecer-lhe este documento e enviar cópias correspondentes à Administração da Segurança Social até ao final de cada ano fiscal. Como alguém que recebe um W-2, é obrigatório reportar toda esta renda ao fazer a sua declaração. Se trabalhou em múltiplos empregos durante o ano, deverá apresentar um W-2 separado para cada um.

Os montantes de retenção mostrados impactam diretamente o seu resultado fiscal. Quando as retenções totais excedem o que realmente deve, o IRS devolve a diferença. Por outro lado, retenções insuficientes significam que terá de pagar dinheiro ao fazer a declaração. O IRS realiza programas de verificação cruzada de toda a renda reportada no W-2, pelo que discrepâncias entre o seu formulário e a sua declaração podem causar atrasos ou auditorias.

O cronograma: Quando e como os empregadores devem enviar o seu W-2

Os empregadores devem entregar os formulários W-2 aos empregados até 31 de janeiro de cada ano, seja eletronicamente ou por correio tradicional. Este prazo normalmente dá-lhe bastante tempo antes do prazo padrão de entrega de impostos a 15 de abril.

No entanto, se o seu W-2 não chegar a tempo, não assuma que o seu empregador irá tratar de tudo. Siga estes passos:

Contacte primeiro o seu departamento de RH. A maioria dos problemas com W-2 em falta decorre de erros administrativos simples — endereço de correio incorreto, endereço de email registado ou erros de entrada de dados. Verifique se o seu empregador tem as suas informações de contacto atualizadas.

Solicite uma transcrição ao IRS, se necessário. Se o seu empregador não conseguir localizar o seu W-2, contacte diretamente o IRS através da ferramenta Get Transcript ou ligue para 800-908-9946. Pedidos online chegam mais rapidamente do que pedidos por correio.

Solicite uma extensão. Se o Dia dos Impostos se aproxima e o seu W-2 ainda não chegou, peça uma prorrogação de prazo enquanto aguarda.

Faça uma estimativa e envie com o Formulário 4852. Em casos extremos em que não consiga obter o seu W-2 a tempo, estime a sua renda e retenções usando o Formulário 4852, e corrija a sua declaração assim que receber a documentação real.

Análise de cada caixa do seu W-2

Compreender o que cada secção do formulário representa ajuda a transferir as informações com precisão para a sua declaração de impostos e verificar se tudo está correto.

Caixas A a F contêm informações de identificação: nome e endereço do empregador, o EIN e o ID estadual, além do seu Número de Segurança Social.

Caixa 1 mostra o total de salários, gorjetas e outras compensações do ano.

Caixa 2 indica o total de imposto federal retido do seu salário.

Caixa 3 reflete os salários sujeitos a imposto da Segurança Social, enquanto Caixa 4 mostra o valor de imposto da Segurança Social realmente retido.

Caixa 5 exibe salários sujeitos ao imposto do Medicare, com Caixa 6 mostrando o imposto do Medicare retido.

Caixa 7 reporta gorjetas que divulgou ao seu empregador e que estão sujeitas ao imposto da Segurança Social. Caixa 8 mostra gorjetas atribuídas pelo seu empregador.

Caixa 9 geralmente fica em branco — anteriormente rastreava uma disposição fiscal que já não está ativa.

Caixa 10 reporta benefícios de cuidado de dependentes recebidos. Caixa 11 mostra distribuições do plano de compensação diferida tributável do seu empregador.

Caixa 12 lista rendimentos diversos reportados ao IRS, como contribuições 401(k), cada uma codificada de acordo com as instruções do Formulário W-2 do IRS.

Caixa 13 documenta remuneração não sujeita à retenção de imposto de renda federal, particularmente contribuições para aposentadoria patrocinadas pelo empregador.

Caixa 14 fornece espaço para informações adicionais não capturadas noutros locais, como quotas sindicais ou custos de seguro de invalidez.

Caixas 15 a 20 contêm dados fiscais a nível estadual, mostrando quais salários estão sujeitos ao imposto estadual e o total de impostos estaduais retidos.

Como incluir o seu W-2 na sua declaração de impostos

Para incluir o seu W-2 na sua declaração, transfira as informações para o Formulário 1040. Pode inseri-las manualmente ou eletronicamente. Muitas plataformas de software de impostos populares permitem importar os dados do W-2 diretamente do seu fornecedor de folha de pagamento, facilitando bastante o processo.

Perguntas comuns sobre o Formulário W-2

Recebo automaticamente um W-2?
Geralmente, receberá um W-2 se tiver ganho pelo menos $600 de um empregador. No entanto, se algum imposto foi retido do seu salário, receberá um independentemente do valor ganho.

Perdi o meu W-2 — e agora?
Solicite uma duplicata ao seu departamento de RH ou empregador. Se isso não for possível, contacte o IRS para obter uma substituição.

Como difere o W-2 do W-4?
Você preenche o W-4 como empregado para instruir o seu empregador quanto de imposto deve reter de cada salário. O W-2, por outro lado, é o documento que o seu empregador fornece mostrando os ganhos reais e as retenções totais do ano.

Qual é a diferença entre W-2 e 1099?
Os formulários W-2 reportam a renda do empregado onde os impostos são retidos pelos empregadores. O formulário 1099-NEC reporta a renda de trabalhadores independentes que gerenciam as suas próprias obrigações fiscais.