Jadwal Penerimaan W-2 Anda: Apa yang Perlu Anda Ketahui

Kapan harus mengharapkan formulir W-2 Anda adalah salah satu pertanyaan paling umum selama musim pajak. Jika Anda meninggalkan pekerjaan kapan saja selama tahun pajak, mantan pemberi kerja Anda secara hukum wajib memberikan dokumen penting ini—terlepas dari keadaan seputar kepergian Anda. Memahami tenggat waktu dan mengetahui apa yang harus dilakukan jika W-2 Anda tidak tiba tepat waktu dapat membantu Anda mengajukan pajak dengan lancar dan menghindari denda.

Memahami Formulir W-2 dan Tujuannya

Sebelum menyelami jadwal waktu, penting untuk memahami apa yang Anda tunggu. Formulir W-2, secara resmi disebut Pernyataan Upah dan Pajak, adalah dokumen utama yang digunakan pemberi kerja untuk melaporkan data upah dan kompensasi kepada karyawan dan Internal Revenue Service. W-2 Anda berfungsi sebagai catatan resmi penghasilan tahunan dan pemotongan pajak Anda.

Formulir ini berisi beberapa informasi penting yang secara langsung memengaruhi pengembalian pajak Anda:

Informasi Kompensasi – W-2 Anda melaporkan total upah, tips, dan kompensasi lain yang diterima selama tahun pajak.

Pemotongan Pajak – Dokumen ini merinci jumlah pajak penghasilan federal yang dipotong pemberi kerja dari gaji Anda berdasarkan pilihan W-4 Anda. Juga menunjukkan kontribusi Social Security dan Medicare yang dipotong, yang dikreditkan untuk manfaat masa depan Anda.

Informasi Pajak Negara dan Lokal – Jika berlaku, W-2 Anda mencakup pajak penghasilan negara dan lokal yang dipotong dari penghasilan Anda.

Manfaat Tambahan – Formulir ini mungkin mendokumentasikan kontribusi rencana pensiun, premi asuransi kesehatan pra-pajak, dan manfaat karyawan lainnya.

IRS mencocokkan informasi yang dilaporkan pemberi kerja di formulir W-2 dengan apa yang Anda klaim di pengembalian pribadi Anda. Ketidaksesuaian apa pun akan memicu pertanyaan dari IRS, sehingga ketelitian sangat penting.

Kapan Harus Mengharapkan W-2 Anda: Batas Waktu Resmi

IRS menerapkan persyaratan pengiriman yang ketat untuk memastikan karyawan memiliki waktu yang cukup untuk menyiapkan pengembalian mereka. Pemberi kerja harus menandai atau mengirimkan semua formulir W-2 secara elektronik paling lambat 31 Januari tahun berikutnya. Jika 31 Januari jatuh pada akhir pekan atau hari libur, batas waktu secara otomatis bergeser ke hari kerja berikutnya.

Untuk tahun pajak 2023, semua pemberi kerja diwajibkan mengirim W-2 paling lambat 31 Januari 2024. Untuk penghasilan tahun 2024, batas waktunya adalah 31 Januari 2025. Batas waktu 31 Januari ini sengaja ditetapkan jauh sebelum tenggat waktu pengajuan pajak 15 April, memberi karyawan sekitar dua setengah bulan untuk mengumpulkan dokumen dan mengajukan.

Perlu dicatat bahwa cap pos pada 31 Januari tidak berarti dikirimkan pada 31 Januari. W-2 yang dikirim melalui pos tradisional mungkin tiba beberapa hari setelah tanggal cap pos. Pengiriman elektronik, sementara itu, biasanya sampai ke penerima dalam beberapa hari.

Apa yang Harus Dilakukan Jika W-2 Anda Tidak Tiba

Jika Anda sudah mencapai pertengahan Februari dan masih belum menerima W-2 Anda, lakukan tindakan. Berikut pendekatan sistematis:

Langkah 1: Hubungi Departemen Penggajian Mantan Pemberi Kerja Anda

Mulailah dengan menghubungi langsung tim sumber daya manusia atau penggajian perusahaan—mereka bertanggung jawab mengeluarkan W-2. Minta formulir tersebut dengan sopan dan konfirmasi alamat pengiriman dan email Anda saat ini. Jika Anda telah pindah sejak meninggalkan pekerjaan, W-2 Anda mungkin telah dikirim ke alamat sebelumnya. Tanyakan perkiraan tanggal kedatangan dan minta pengganti jika perlu.

Langkah 2: Akses W-2 Anda Secara Online

Banyak pemberi kerja modern menawarkan portal online yang aman di mana karyawan dapat mengunduh W-2 mereka secara elektronik. Jika mantan pemberi kerja Anda menyediakan layanan ini, masuk menggunakan kredensial Anda dan ambil formulir tersebut segera. Ini sering kali menghindari keterlambatan pos sama sekali.

Langkah 3: Minta Bantuan IRS

Jika kontak langsung gagal, IRS dapat campur tangan. Hubungi 1-800-829-1040 dan jelaskan bahwa mantan pemberi kerja Anda belum menyediakan W-2 Anda meskipun Anda sudah memintanya. Siapkan informasi berikut:

• Nama lengkap, alamat, nomor Jaminan Sosial, dan nomor telepon Anda
• Nama, alamat, dan nomor telepon mantan pemberi kerja Anda
• Tanggal bekerja
• Perkiraan penghasilan tahunan dan pajak federal yang dipotong (referensikan slip gaji terakhir dari pemberi kerja tersebut)

IRS akan menghubungi mantan pemberi kerja Anda atas nama Anda dan meminta formulir yang hilang tersebut.

Langkah 4: Gunakan Transkrip Upah dan Penghasilan

Jika tenggat waktu 15 April mendekat dan Anda masih belum memiliki W-2, Anda dapat membuat akun online di IRS dan memesan Transkrip Upah dan Penghasilan. Transkrip ini menampilkan semua penghasilan dan informasi pajak yang dilaporkan pemberi kerja ke IRS atas nama Anda. Waktu proses bisa sampai Juni atau Juli, tetapi dokumen ini memberikan informasi yang sama dengan W-2 Anda.

Mengajukan Pengembalian Tanpa W-2

Jika waktu semakin menipis, Anda memiliki dua opsi:

Meminta Perpanjangan Pengajuan

Ajukan Formulir 4868 untuk meminta perpanjangan enam bulan. Ini menunda tenggat waktu pengajuan Anda hingga sekitar pertengahan Oktober tetapi tidak menunda tenggat waktu pembayaran pajak Anda. Anda tetap harus membayar pajak paling lambat 15 April jika Anda mengharapkan pengembalian yang lebih kecil dari jumlah yang Anda hutang. Hitung estimasi kewajiban pajak Anda menggunakan slip gaji dan kirimkan pembayaran tersebut sebelum tenggat waktu asli.

Mengajukan Menggunakan Formulir 4852

Formulir 4852, Pengganti Formulir W-2, memungkinkan Anda mengajukan pengembalian dengan perkiraan penghasilan dan angka pemotongan. Bersikaplah akurat dengan perkiraan Anda menggunakan slip gaji sebagai panduan. Jika kemudian W-2 Anda menunjukkan angka yang jauh berbeda, Anda harus mengajukan revisi pengembalian. Berkonsultasi dengan profesional pajak dapat membantu memastikan ketepatan dalam situasi ini.

Konsekuensi Keuangan: Apa yang Terjadi Ketika Pemberi Kerja Melewatkan Batas Waktu

Pemberi kerja menghadapi denda yang meningkat karena gagal mengirimkan formulir W-2 tepat waktu atau sama sekali. IRS menilai denda per formulir—berarti satu denda untuk salinan yang dikirim ke IRS dan satu lagi untuk setiap salinan karyawan. Tidak ada batasan total denda.

Struktur Denda Saat Ini (Formulir 2024):

• Formulir yang terlambat hingga 30 hari: $60 per formulir
• Formulir yang terlambat 31 hari sampai 1 Agustus: $120 per formulir
• Formulir yang terlambat setelah 1 Agustus atau tidak dikirim: $310 per formulir
• Disregard sengaja terhadap kewajiban pengajuan: $630 per formulir

Sebagai ilustrasi, bayangkan sebuah perusahaan dengan 10 karyawan yang tidak mengirim W-2 sampai September. Setiap formulir terlambat dikenai biaya $310, dan karena setiap karyawan menerima salinan serta IRS menerima salinan, total biaya denda adalah $620 per karyawan. Dikali 10 pekerja, total denda mencapai $6.200 sebelum bunga. IRS menambahkan bunga di atas denda, sehingga beban keuangan menjadi cukup besar.

Struktur denda ini mendorong pemberi kerja untuk mematuhi batas waktu 31 Januari dan memastikan karyawan akhirnya menerima dokumen yang mereka perlukan untuk mengajukan secara akurat dan tepat waktu.