Panduan Lengkap Anda untuk Mendapatkan Formulir W-2 dan Memahami Perannya dalam Pengajuan Pajak

Memahami W-2: Apa yang Harus Diketahui Setiap Karyawan

Saat musim pajak tiba, satu dokumen menonjol sebagai yang penting bagi setiap karyawan—formulir W-2. Secara resmi disebut “Wage and Tax Statement,” dokumen penting ini mencatat kompensasi tahunan Anda dan pajak federal yang telah dibayar oleh pemberi kerja atas nama Anda kepada IRS. Selain gaji, W-2 Anda mengungkapkan rincian tentang kontribusi asuransi kesehatan yang disponsori pemberi kerja, manfaat perawatan tanggungan, dan kontribusi rencana pensiun.

IRS mewajibkan semua pemberi kerja untuk mendistribusikan formulir W-2 kepada tenaga kerja mereka dan secara bersamaan mengajukan salinan ke Administrasi Jaminan Sosial. Sebagai karyawan yang mengelola beberapa posisi, Anda perlu melaporkan setiap W-2 secara terpisah pada pengembalian pajak penghasilan Anda (Form 1040). Pajak yang telah dipotong sebelumnya mengurangi kewajiban pajak keseluruhan Anda—jika jumlah yang dipotong melebihi apa yang Anda hutang, Anda akan menerima pengembalian dana. Sebaliknya, pemotongan yang tidak cukup berarti Anda harus membayar tambahan ke IRS.

Cara Mendapatkan Formulir W-2 Anda: Garis Waktu dan Batas Waktu

Pemberi kerja harus mendistribusikan formulir W-2 paling lambat 31 Januari setiap tahun, baik melalui pos maupun secara elektronik. Garis waktu ini memberi Anda sekitar 2,5 bulan sebelum tenggat waktu pengajuan pajak biasanya pada 15 April—cukup waktu untuk mempersiapkan dan mengajukan pengembalian Anda.

Jika Anda belum menerima W-2 Anda pada akhir Januari, ambil tindakan segera. Mulailah dengan menghubungi departemen HR atau pemberi kerja langsung, karena kesalahan administratif sering menyebabkan formulir hilang. Periksa kembali bahwa pemberi kerja Anda memiliki alamat surat dan email yang benar dalam data mereka.

Ketika pemberi kerja tidak dapat membantu, IRS menawarkan solusi. Anda dapat meminta transkrip penghasilan dan gaji Anda melalui alat online IRS Get Transcript atau dengan menelepon 800-908-9946. Permintaan online lebih cepat daripada pengiriman melalui pos.

Kekurangan waktu? Pertimbangkan mengajukan perpanjangan waktu untuk membeli beberapa minggu tambahan sambil menunggu dokumen Anda. Alternatifnya, jika Anda memiliki perkiraan angka penghasilan, Anda dapat mengajukan menggunakan Formulir 4852 dengan perkiraan pemotongan, lalu mengubah pengembalian setelah menerima W-2 resmi Anda.

Mengartikan W-2 Anda: Apa yang Dicapai Setiap Kotak

Memahami cara membaca formulir W-2 Anda memastikan pelaporan pajak yang akurat. Berikut apa yang disampaikan oleh setiap bagian:

Informasi Pribadi dan Pemberi Kerja (Kotak A-F) merinci identitas Anda dan detail perusahaan—SSN Anda, nama pemberi kerja, alamat, EIN, dan nomor identifikasi negara bagian.

Kotak 1 menampilkan total upah kena pajak dari gaji, bonus, tip, dan sumber kompensasi lainnya.

Kotak 2 dan 3 memecah dasar pajak federal dan Jaminan Sosial. Kotak 4 menunjukkan jumlah pemotongan pajak Jaminan Sosial Anda.

Kotak 5 dan 6 mencakup kewajiban Medicare—Kotak 5 mengidentifikasi upah yang dikenai pajak Medicare, sementara Kotak 6 menunjukkan jumlah yang sudah dipotong.

Kotak 7 dan 8 membahas penghasilan tip: tip yang dilaporkan yang dikenai pajak Jaminan Sosial dan tip yang dialokasikan pemberi kerja, masing-masing.

Kotak 10 menunjukkan manfaat perawatan tanggungan yang diterima melalui pemberi kerja Anda.

Kotak 11 menunjukkan distribusi dari rencana kompensasi tertunda yang disponsori pemberi kerja (biasanya pengaturan pensiun tidak memenuhi syarat).

Kotak 12 menangkap kompensasi miscellaneous yang memerlukan pelaporan IRS—penundaan 401(k), kontribusi HSA, dan item serupa yang masing-masing memiliki kode IRS tertentu yang dijelaskan dalam petunjuk resmi W-2.

Kotak 13 melaporkan kontribusi pensiun sebelum pajak dan kompensasi lain yang dikecualikan dari pemotongan federal.

Kotak 14 menyediakan ruang untuk pemotongan tambahan yang tidak cocok di tempat lain, seperti iuran serikat pekerja atau premi asuransi disabilitas.

Kotak 15-20 merangkum informasi pajak negara bagian dan lokal, termasuk dasar pajak yang berlaku dan total pemotongan yang disetor ke otoritas negara bagian.

Mengajukan Informasi W-2 Anda Bersama Pajak

Saat mengisi pengembalian pajak Anda, transfer data W-2 Anda ke Formulir 1040. Banyak platform persiapan pajak modern memungkinkan impor langsung dari sistem penggajian, mempermudah entri data. Baik mengajukan secara elektronik maupun manual, ketelitian sangat penting—IRS mencocokkan informasi W-2 yang diserahkan oleh pemberi kerja, dan ketidaksesuaian dapat memicu tanda audit atau penundaan pengajuan.

Pertanyaan Umum tentang Mendapatkan dan Menggunakan Formulir W-2

Kapan Anda perlu mendapatkan formulir W-2? Anda biasanya akan menerimanya jika Anda memperoleh $600 atau lebih dari satu pemberi kerja dalam satu tahun. Namun, jika ada pajak yang dipotong dari gaji Anda, Anda akan menerima W-2 terlepas dari ambang penghasilan.

Bagaimana W-2 berbeda dari formulir pajak lainnya? Formulir W-4, yang diisi oleh karyawan, mengarahkan pemberi kerja tentang jumlah pemotongan. W-2 Anda, sebaliknya, mencatat apa yang benar-benar dipotong dan diperoleh. Formulir 1099-NEC digunakan oleh wiraswasta dan kontraktor independen yang mengelola kewajiban pajak pekerjaan mereka sendiri, berbeda dengan karyawan W-2 yang pemotongannya ditangani pemberi kerja.

Hilang W-2 Anda? Minta salinan duplikat dari departemen HR pemberi kerja Anda terlebih dahulu. Jika gagal, hubungi IRS untuk bantuan menemukan informasi Anda.

Formulir W-2 tetap menjadi dasar kepatuhan pajak AS, berfungsi sebagai tautan utama antara penghasilan karyawan, pemotongan pemberi kerja, dan catatan IRS. Memahami komponennya dan cara mendapatkannya memastikan kelancaran navigasi musim pajak.