Memahami Formulir W-2: Panduan Lengkap Anda tentang Pernyataan Gaji dan Pajak

Ketika musim pajak tiba, formulir W-2 Anda menjadi salah satu dokumen paling penting dalam proses pengajuan Anda. “Pernyataan Upah dan Pajak” ini memuat informasi rinci tentang penghasilan tahunan dan pemotongan pajak Anda—semua data penting untuk menyelesaikan pengembalian pajak yang akurat. Apakah Anda sedang menyiapkan pajak untuk pertama kalinya atau sudah berkali-kali melakukannya sebelumnya, memahami isi formulir ini dan cara menggunakannya dapat menghemat headache dan potensi komplikasi dengan IRS.

Apa Sebenarnya W-2 Itu?

W-2 pada dasarnya adalah catatan resmi dari pemberi kerja Anda tentang kompensasi dan pajak yang mereka potong dari gaji Anda sepanjang tahun. Selain gaji, formulir ini juga mencatat kontribusi asuransi kesehatan yang ditanggung pemberi kerja dan manfaat perawatan tanggungan yang Anda terima.

Pemberi kerja Anda memiliki kewajiban hukum untuk menyediakan dokumen ini dan mengirimkan salinan yang sesuai ke Administrasi Jaminan Sosial sebelum akhir setiap tahun pajak. Sebagai penerima W-2, Anda wajib melaporkan semua penghasilan ini saat mengajukan pengembalian. Jika Anda memiliki beberapa pekerjaan selama tahun tersebut, Anda akan mengajukan W-2 terpisah untuk masing-masing.

Jumlah pemotongan yang tercantum langsung memengaruhi hasil pajak Anda. Ketika total pemotongan melebihi apa yang sebenarnya Anda hutang, IRS akan mengembalikan selisihnya. Sebaliknya, jika pemotongan tidak cukup, Anda akan berhutang uang saat mengajukan. IRS menjalankan program cross-check terhadap semua penghasilan yang dilaporkan dari W-2, sehingga ketidaksesuaian antara formulir dan pengembalian Anda dapat menyebabkan penundaan atau audit.

Garis Waktu: Kapan dan Bagaimana Pemberi Kerja Harus Mengirimkan W-2 Anda

Pemberi kerja harus menyerahkan formulir W-2 kepada karyawan paling lambat 31 Januari setiap tahun, baik secara elektronik maupun melalui pos tradisional. Batas waktu ini biasanya memberi Anda cukup waktu sebelum tenggat pengajuan pajak standar 15 April.

Namun, jika W-2 Anda tidak tiba sesuai jadwal, jangan anggap pemberi kerja akan mengurus semuanya. Lakukan langkah-langkah berikut:

Hubungi departemen HR Anda terlebih dahulu. Sebagian besar masalah W-2 yang hilang berasal dari kesalahan administratif sederhana—alamat pengiriman yang salah, alamat email yang tercatat, atau kesalahan entri data. Pastikan pemberi kerja Anda memiliki informasi kontak terbaru.

Ajukan transkrip IRS jika diperlukan. Jika pemberi kerja tidak dapat menemukan W-2 Anda, hubungi IRS langsung melalui alat Get Transcript mereka atau telepon di 800-908-9946. Permintaan online biasanya lebih cepat daripada permintaan melalui pos.

Ajukan perpanjangan waktu pengajuan. Jika Hari Pajak sudah dekat dan W-2 Anda belum juga tiba, ajukan perpanjangan pengajuan sambil menunggu.

Perkirakan dan ajukan dengan Formulir 4852. Dalam kasus ekstrem di mana Anda tidak dapat memperoleh W-2 tepat waktu, perkirakan penghasilan dan pemotongan Anda menggunakan Formulir 4852, lalu ubah pengembalian Anda setelah dokumen asli diterima.

Menguraikan Setiap Kotak pada W-2 Anda

Memahami apa yang diwakili oleh setiap bagian formulir membantu Anda mentransfer informasi secara akurat ke pengembalian pajak dan memverifikasi semuanya benar.

Kotak A sampai F berisi informasi identifikasi: nama dan alamat pemberi kerja Anda, EIN dan ID negara bagian mereka, serta nomor Jaminan Sosial Anda.

Kotak 1 menunjukkan total upah, tip, dan kompensasi lain untuk tahun tersebut.

Kotak 2 menunjukkan jumlah pajak penghasilan federal yang dipotong dari gaji Anda.

Kotak 3 mencerminkan upah yang dikenai pajak Jaminan Sosial, sementara Kotak 4 menunjukkan jumlah pajak Jaminan Sosial yang benar-benar dipotong.

Kotak 5 menampilkan upah yang dikenai pajak Medicare, dengan Kotak 6 menunjukkan pajak Medicare yang dipotong.

Kotak 7 melaporkan penghasilan tip yang Anda laporkan kepada pemberi kerja dan yang dikenai pajak Jaminan Sosial. Kotak 8 menunjukkan tip yang dialokasikan pemberi kerja kepada Anda.

Kotak 9 biasanya kosong—dulu melacak ketentuan pajak yang tidak lagi aktif.

Kotak 10 melaporkan manfaat perawatan tanggungan yang diterima. Kotak 11 menunjukkan distribusi dari rencana kompensasi tertunda yang dikenai pajak pemberi kerja.

Kotak 12 mencantumkan penghasilan lain yang dilaporkan ke IRS, seperti kontribusi 401(k), masing-masing dikodekan sesuai petunjuk Formulir W-2 IRS.

Kotak 13 mendokumentasikan pembayaran yang tidak dikenai pemotongan pajak penghasilan federal, terutama kontribusi pensiun yang disponsori pemberi kerja.

Kotak 14 menyediakan ruang untuk informasi tambahan yang tidak tercantum di tempat lain, seperti iuran serikat pekerja atau biaya asuransi disabilitas.

Kotak 15 sampai 20 berisi data pajak tingkat negara bagian, menunjukkan upah mana yang dikenai pajak negara bagian dan total pajak negara bagian yang dipotong.

Mengajukan W-2 Anda Bersama Pengembalian Pajak

Untuk memasukkan W-2 Anda ke pengembalian pajak, transfer informasi ke Formulir 1040. Anda dapat mengisi secara manual atau elektronik. Banyak platform perangkat lunak pajak populer memungkinkan Anda mengimpor data W-2 langsung dari penyedia penggajian Anda, sehingga prosesnya jauh lebih cepat.

Pertanyaan Umum tentang Formulir W-2

Apakah saya otomatis mendapatkan W-2?
Biasanya, Anda akan menerima W-2 jika Anda memperoleh penghasilan minimal $600 dari pemberi kerja. Namun, jika ada pajak yang dipotong dari gaji Anda, Anda akan menerimanya terlepas dari jumlah penghasilan.

Saya kehilangan W-2 saya—apa yang harus dilakukan?
Ajukan duplikat dari departemen HR atau pemberi kerja Anda. Jika tidak memungkinkan, hubungi IRS untuk pengganti.

Bagaimana W-2 berbeda dari W-4?
Anda mengisi W-4 sebagai karyawan untuk memberi tahu pemberi kerja berapa banyak pajak yang harus dipotong dari setiap gaji. Sebaliknya, W-2 adalah dokumen yang diberikan pemberi kerja yang menunjukkan penghasilan aktual dan total pemotongan selama setahun.

Apa perbedaan antara W-2 dan 1099?
Formulir W-2 melaporkan penghasilan karyawan di mana pajak dipotong oleh pemberi kerja. Formulir 1099-NEC melaporkan penghasilan untuk kontraktor independen yang mengelola kewajiban pajaknya sendiri.