Memahami Garis Waktu Formulir W-2: Kapan W-2 Dikirim dan Apa yang Terjadi Jika Pemberi Kerja Anda Menunda

Musim pajak membawa berbagai kewajiban bagi baik pemberi kerja maupun karyawan, dan salah satu dokumen paling penting yang Anda perlukan adalah formulir W-2 Anda. Jika Anda berganti pekerjaan selama tahun pajak, mantan pemberi kerja tetap bertanggung jawab untuk mengirimkan laporan upah penting ini. Tetapi kapan W-2 dikirimkan, dan konsekuensi apa yang dihadapi pemberi kerja jika melewatkan tenggat waktu ini?

Batas Waktu Statutori: Kapan W-2 Dikirimkan?

Hukum federal menetapkan batas waktu tegas pada 31 Januari untuk pemberi kerja mengirimkan formulir W-2 kepada semua karyawan saat ini maupun mantan karyawan. Jika 31 Januari jatuh pada akhir pekan atau hari libur, tenggat waktu secara otomatis bergeser ke hari kerja berikutnya. Untuk tahun pajak 2023, ini berarti semua W-2 harus dikirim melalui pos atau dikirim secara elektronik paling lambat 31 Januari 2024.

Kerangka waktu ini memberi karyawan sekitar 2,5 bulan untuk mengumpulkan dokumen dan menyiapkan pengajuan pajak sebelum tenggat waktu pengajuan 15 April. Ketika pemberi kerja mematuhi jadwal ini, pekerja mendapatkan waktu persiapan yang cukup untuk kewajiban pajak tahunan mereka.

Mengurai Formulir W-2: Informasi Apa yang Terkandung

Formulir W-2 (resmi Formulir W-2, Pernyataan Upah dan Pajak) berfungsi sebagai catatan resmi yang diserahkan pemberi kerja kepada karyawan dan IRS, merinci kompensasi dan pemotongan pajak.

Komponen utama meliputi:

• Total Kompensasi: Gaji, tips, dan penghasilan lain yang diterima selama tahun kalender
• Pajak Penghasilan Federal yang Dipotong: Jumlah total pajak penghasilan federal yang dipotong pemberi kerja dari gaji berdasarkan pilihan W-4 Anda
• Kontribusi Jaminan Sosial dan Medicare: Jumlah pajak penggajian yang mendanai kelayakan manfaat Jaminan Sosial dan Medicare di masa depan
• Pemotongan Pajak Negara dan Lokal: Jika berlaku, jumlah yang dipotong untuk pajak penghasilan negara dan lokal
• Manfaat Tambahan dan Potongan: Kontribusi rencana pensiun, premi asuransi kesehatan yang didanai melalui potongan sebelum pajak, dan manfaat fringe lainnya

Keakuratan formulir ini secara langsung memengaruhi pengajuan pengembalian pajak Anda. Setiap ketidaksesuaian antara penghasilan yang Anda laporkan dan informasi W-2 akan memicu korespondensi IRS dan potensi komplikasi.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Anda Belum Menerima W-2 Anda

Untuk pengajuan tahun 2024, tenggat waktu 31 Januari sudah berlalu. Jika W-2 Anda belum diterima, lakukan langkah-langkah berikut secara berurutan:

Langkah 1: Hubungi Departemen Penggajian Mantan Pemberi Kerja Anda

Hubungi langsung bagian sumber daya manusia atau penggajian—mereka bertanggung jawab mengeluarkan W-2. Pastikan alamat surat atau email Anda saat ini, karena formulir yang dikirim ke alamat lama tidak akan sampai. Minta perkiraan tanggal pengiriman dokumen.

Langkah 2: Periksa Akses Elektronik

Banyak pemberi kerja sekarang menawarkan W-2 melalui portal online yang aman. Jika tersedia, masuk dengan kredensial Anda untuk mengunduh formulir Anda segera.

Langkah 3: Tingkatkan ke IRS

Setelah menghabiskan kontak langsung dengan pemberi kerja, hubungi IRS di 1-800-829-1040. Siapkan untuk memberikan:

• Nama, alamat, nomor Jaminan Sosial, dan informasi kontak Anda
• Nama, alamat, dan nomor telepon mantan pemberi kerja
• Tanggal kerja dan perkiraan penghasilan dari slip gaji terakhir Anda

IRS kemudian akan menghubungi mantan pemberi kerja Anda untuk menuntut formulir yang hilang tersebut.

Langkah 4: Ajukan Tanpa W-2 yang Hilang (Jika Perlu)

Jika tenggat waktu 15 April mendekat tanpa W-2 Anda:

Opsi A—Meminta Perpanjangan: Ajukan Formulir 4868 untuk mendapatkan waktu tambahan enam bulan untuk mengajukan pengembalian. Namun, perpanjangan ini tidak menunda kewajiban pembayaran pajak. Hitung estimasi kewajiban Anda menggunakan slip gaji dan bayarkan jumlah tersebut sebelum 15 April. Setelah memiliki lebih banyak waktu, minta Transkrip Penghasilan dan Upah dari akun IRS online Anda, yang biasanya tiba dalam 6-8 minggu.

Opsi B—Mengajukan Menggunakan Formulir 4852: Formulir pengganti ini memungkinkan Anda memperkirakan penghasilan dan pemotongan seakurat mungkin. Pahami bahwa perbedaan signifikan antara perkiraan Anda dan W-2 sebenarnya memerlukan pengajuan pengembalian yang direvisi nanti.

Pertimbangkan bekerja sama dengan profesional pajak untuk memastikan kepatuhan dan akurasi jika menyelesaikan proses ini secara mandiri menimbulkan ketidakpastian.

Denda Pemberi Kerja karena Keterlambatan atau Ketidakhadiran Pengajuan W-2

IRS memberlakukan denda ketat untuk memastikan kepatuhan pemberi kerja terhadap kewajiban pelaporan. Ketika pemberi kerja gagal mengirimkan formulir W-2 tepat waktu atau tidak mengajukan sama sekali, denda akan dikenakan per formulir—dengan satu formulir untuk IRS dan formulir terpisah untuk setiap karyawan.

Struktur Denda 2024:

• Hingga 30 hari terlambat: $60 per formulir
• Antara 31 hari sampai 1 Agustus: $120 per formulir
• Setelah 1 Agustus atau tidak pernah diajukan: $310 per formulir
• Disregard dengan sengaja: $630 per formulir

Denda ini bersifat kumulatif. Sebuah bisnis dengan 10 karyawan yang mengajukan W-2 pada September menghadapi $310 per formulir × 2 (IRS + salinan karyawan) = total denda sebesar $6.200, belum termasuk bunga yang akan menambah biaya akhir.

Struktur ini menciptakan insentif finansial yang kuat bagi pemberi kerja untuk memenuhi kewajiban 31 Januari mereka, dan tidak adanya batasan denda berarti pelanggaran dapat menimbulkan biaya besar.

Mengapa Penerimaan W-2 Tepat Waktu Penting untuk Pengajuan Pajak Anda

Menerima W-2 Anda paling lambat 31 Januari menghilangkan ketidakpastian pengajuan dan mencegah komplikasi yang timbul dari pelaporan penghasilan perkiraan. Ketika W-2 Anda tiba tepat waktu, Anda dapat menyelesaikan pengembalian federal dan negara bagian secara akurat dan memenuhi tenggat waktu 15 April tanpa perlu perpanjangan atau formulir pengganti.

Bagi karyawan yang berganti pemberi kerja di tengah tahun atau bekerja di beberapa posisi, mengoordinasikan kedatangan beberapa W-2 menjadi sangat penting untuk keakuratan pengembalian pajak secara menyeluruh. Kontak proaktif dengan pemberi kerja dan pengetahuan tentang alternatif Anda memastikan bahwa W-2 yang hilang tidak pernah menghalangi pengajuan pajak tepat waktu.